How to Write an Application to the Headmaster
প্রধান শিক্ষকের কাছে দরখাস্ত লেখার নিয়ম
Introductionভূমিকা
An application to your headmaster is a short formal letter with six fixed parts: the date, the To block, a subject line, the greeting 'Sir', the body, and your sign-off with class and roll. The parts never change — only the middle paragraph does, whether you are asking for a testimonial, a transfer certificate, a seat in the hostel or a new set of library books.
প্রধান শিক্ষকের কাছে দরখাস্ত হলো ছোট একটি আনুষ্ঠানিক চিঠি, যার ছয়টি নির্দিষ্ট অংশ: তারিখ, To ব্লক, subject line, সম্বোধন “Sir”, মূল অংশ, আর শেষে শ্রেণি-রোলসহ স্বাক্ষর। অংশগুলো কখনো বদলায় না — বদলায় শুধু মাঝের অনুচ্ছেদটা, তুমি প্রশংসাপত্র চাও, ছাড়পত্র চাও, ছাত্রাবাসে আসন চাও, নাকি লাইব্রেরির জন্য নতুন বই চাও।
Definitionসংজ্ঞা
A school application is a one-page formal letter addressed to the head of an institution by their post rather than by their name — 'The Headmaster' for a school, 'The Principal' for a college — asking for one thing, stating the reason for it in two or three sentences, and closing with a polite request and the writer's class and roll number.
স্কুলের দরখাস্ত হলো এক পৃষ্ঠার আনুষ্ঠানিক চিঠি, যা প্রতিষ্ঠান-প্রধানকে লেখা হয় তাঁর নাম নয়, পদ ধরে — স্কুলে “The Headmaster”, কলেজে “The Principal”; একটিমাত্র জিনিস চাওয়া হয়, দুই-তিন বাক্যে কারণ বলা হয়, আর শেষে ভদ্র অনুরোধের সঙ্গে লেখকের শ্রেণি ও রোল নম্বর থাকে।
Bangla Explanationবাংলা ব্যাখ্যা
দরখাস্তে নম্বর কাটা যায় প্রায়ই ভাষার জন্য নয়, সাজানোর জন্য — তাই ছয়টা অংশ মুখস্থ করে ফেলো, ভেতরের কথাটা তারপর সহজ। এক, তারিখ। খাতার বাঁ দিকে একবারই লেখো — উপরে অথবা নামের নিচে, দুই জায়গায় নয়। দুই, To ব্লক। আলাদা তিন-চার লাইনে: “To”, তারপর “The Headmaster”, তারপর স্কুলের নাম, তারপর জায়গার নাম। মনে রাখবে, পদের নাম লিখতে হয়, শিক্ষকের ব্যক্তিগত নাম নয় — স্কুলে Headmaster/Headmistress, কলেজে Principal। তিন, Subject line। এক লাইনে ঠিক যা চাইছ তা-ই: “Subject: Application for a transfer certificate.” বিষয়টা পড়েই যেন বোঝা যায় চিঠিটা কোন ফাইলে যাবে। চার, সম্বোধন — শুধু “Sir,” কমাসহ। বাংলায় আমরা “শ্রদ্ধেয় স্যার” লিখি বলে অনেকে “Respected Sir” লিখে ফেলে; এই ফরম্যাটে সম্মানটা পরের লাইনের “With due respect” অংশে আসে। পাঁচ, মূল অংশ, সাধারণত দুই থেকে চার বাক্য। প্রথম বাক্যে পরিচয়: “With due respect, I beg to state that I am a student of Class Ten of your school.” বাংলাদেশের স্কুল-কলেজে “I beg to state that” আর “I have the honour to state that” — দুটোই চলে; অফিস বা কোম্পানিতে চিঠি লিখলে এখন সহজ “I am writing to…” বেশি মানানসই। এরপর কারণ, ছোট করে, একটাই কারণ — গল্প নয়। ছয়, অনুরোধ ও সমাপ্তি: “I therefore request you to kindly grant me…” লিখে শেষ করো, তারপর “Yours obediently,” তার নিচে নিজের নাম, তার নিচে শ্রেণি ও রোল। শ্রেণি-রোলটা সৌজন্য নয়, দরকার — অফিস ওই দুটো দেখেই তোমার ফাইল খুঁজে বের করে। পুরো ক্লাসের পক্ষে লিখলে শেষে “On behalf of the students of your school” লেখা হয়, আর তখন অনুরোধটা “we” দিয়ে লিখতে হয়, মাঝপথে “I” আর “we” মিশিয়ে ফেলো না। শেষ কথা: এক দরখাস্তে একটাই আবেদন। ছুটি আর প্রশংসাপত্র একসঙ্গে চাইলে দুটোর একটাও ঠিকভাবে পাওয়া যায় না, কারণ দুটো আবেদন দুই ফাইলে যায়।
Examplesউদাহরণ
- 2 September 2026তারিখ — বাঁ দিকে, একবারই। “২/৯/২৬” নয়, মাসের নাম লিখে দিলে ভুল বোঝার সুযোগ থাকে না।
- To The Headmaster, Sonargaon High School, NarayanganjTo ব্লক — খাতায় “To” এক লাইনে, “The Headmaster” পরের লাইনে, তারপর স্কুলের নাম, তারপর জায়গা।
- Subject: Application for a transfer certificate.এক লাইনে ঠিক যা চাইছ। বিষয় দেখেই যেন বোঝা যায় চিঠিটা কী নিয়ে।
- Sir,সম্বোধন — শুধু “Sir,” কমাসহ, নিচের লাইন থেকে মূল লেখা শুরু।
- With due respect, I beg to state that I am a student of Class Ten of your school, bearing Roll 05.প্রথম বাক্যে পরিচয়: কে তুমি, কোন শ্রেণি, রোল কত।
- My father has been transferred to Khulna, and my family will move there at the end of this month.কারণ — এক-দুই বাক্য, একটাই কারণ, কোনো গল্প নয়।
- I therefore request you to kindly grant me a transfer certificate at your earliest convenience.অনুরোধের বাক্য — “I want” নয়, “I request you to kindly grant me…”।
- Yours obediently, Md. Rahim Uddin, Class: Ten, Roll: 05সমাপ্তি — “Yours obediently,” এক লাইনে, নিচে নাম, তার নিচে শ্রেণি ও রোল।
- On behalf of the students of your schoolপুরো ক্লাস বা স্কুলের পক্ষে লিখলে নামের নিচে এই লাইনটি বসে, আর চিঠিতে “we” ব্যবহার করতে হয়।
Common Mistakesসাধারণ ভুল
Respected Sir,
Sir,
It is a straight translation of “শ্রদ্ধেয় স্যার”. In this format the respect is carried by 'With due respect' in the first line of the body, so the greeting stays plain.
I want a transfer certificate.
I therefore request you to kindly grant me a transfer certificate.
In Bangla “আমার একটি ছাড়পত্র দরকার” is neutral, but a bare 'I want' reads as a demand in English. A formal request uses 'I request you to…'.
I am writing this application for informing you about my problem.
I am writing to inform you about my problem.
'For + -ing' comes from “জানানোর জন্য”. English shows purpose with the infinitive: to inform, to request, to ask.
I am student of class ten.
I am a student of Class Ten.
Bangla has no article, so 'a' disappears in front of a role or a job. English needs it before a singular countable noun.
My father transferred to Khulna last week.
My father has been transferred to Khulna.
In “বাবা বদলি হয়েছেন” the office is the one doing the transferring, and English shows that with the passive: he has been transferred. The active 'my father transferred' sounds as though he arranged the move himself.
Thanking you, Your student Rahim
Yours obediently, Md. Rahim Uddin, Class: Ten, Roll: 05
The closing has to identify you well enough for the office to act on. A first name alone gives the clerk nothing to look up.
Tipsটিপস
- One application, one request. Two requests in one letter usually means one of them is forgotten. — এক দরখাস্তে একটাই আবেদন। দুটো একসঙ্গে চাইলে সাধারণত একটা বাদ পড়ে যায়।
- Address the post, not the person: 'The Headmaster' for a school, 'The Principal' for a college. — নাম নয়, পদ ধরে সম্বোধন করো: স্কুলে “The Headmaster”, কলেজে “The Principal”।
- Put your class and roll under your name — that is what the office uses to find your file. — নামের নিচে শ্রেণি ও রোল লেখো — অফিস ওটা দিয়েই তোমার ফাইল খুঁজে পায়।
- Writing for the whole class? Use 'we' all the way through and sign 'On behalf of the students of your school'. — পুরো ক্লাসের পক্ষে লিখলে শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত “we”, আর নিচে “On behalf of the students of your school”।
- Keep the reason to two or three sentences. A long story does not make a request stronger. — কারণ দুই-তিন বাক্যেই রাখো। লম্বা গল্প অনুরোধকে শক্তিশালী করে না।
Quizকুইজ
Tap an answer to check yourself — a free preview of the full graded quiz in the app.
1. In the school application format above, which greeting is used?
2. Which is the correct request sentence?
3. Choose the correct sentence.
4. What goes in the subject line?
Practiceঅনুশীলন
Try each one, then reveal the answer.
1. Write the subject line for an application asking for a seat in the school hostel.
Hint: Start with 'Subject:' and name the one thing you want.
2. Rewrite politely: 'I want a testimonial from you.'
Hint: Use 'I request you to kindly grant me…'.
3. Correct this opening: 'Respected sir, i am student of class nine.'
Hint: Three fixes: the greeting, the capital I, and the missing article.
4. Complete the closing: '___, Md. Karim Hossain, Class: Nine, Roll: 12'
Hint: The standard sign-off from a student to a teacher.
Related Lessonsসম্পর্কিত পাঠ
- How to Write an Application LetterLearn how to write an application letter in English: the correct format, opening, body, polite request and closing, with ready templates, examples and a free quiz.
- How to Write a Leave Application in EnglishLearn how to write a leave application in English: a simple format, ready templates with Bangla meaning, common mistakes and a free quiz for learners.
- How to Write a Formal Letter in EnglishLearn how to write a formal letter in English: the correct format, greeting, body and closing, with a ready template, examples, common mistakes and a free quiz.
Frequently Asked Questionsসাধারণ জিজ্ঞাসা
Is 'I beg to state that' still correct?
In Bangladeshi school and college applications it is the usual opening, along with 'I have the honour to state that', and both are accepted. In a letter to an office or a company, the simpler 'I am writing to…' now sounds better.
Should I write 'Headmaster' or 'Principal'?
Use the title the institution itself uses: a school is normally headed by a Headmaster or Headmistress, a college by a Principal. Write the post rather than the person's name, because the letter goes to whoever holds that post.
Where does the date go?
Write it once, either above the 'To' block or just under your name at the end — not in both places. Writing the month in words (2 September 2026) removes any doubt about which number is the day.
How long should the application be?
One page is enough, and usually much less: an identifying sentence, two or three sentences of reason, and a request. Length is not what gets an application approved; a clear subject line and one specific request are.
Can I use the same letter for a different request?
Yes — the date, To block, greeting and sign-off stay exactly the same for every request. Only the subject line and the middle two or three sentences change, which is why learning the frame once is worth more than memorising a sample.