How to Write a Leave Application in English

How to Write a Leave Application (ইংরেজিতে ছুটির দরখাস্ত)

CEFR A26 min readFree · no login to read

Introductionভূমিকা

Every Bangladeshi has written this letter, or had one written for them, before the age of twelve: “Most respectfully, I beg to state that I am a student of class eight of your school. I am suffering from fever…”, and at the bottom, “Your most obedient student.” For a school office that letter is still exactly right. The trouble starts on the day the same person joins a company, or worse an international one, and sends the class-eight letter to a line manager. Same three facts, completely different clothes.

বাংলাদেশে প্রায় প্রত্যেকেই বারো বছর বয়সের আগেই এই চিঠিটা লিখেছেন, নয়তো কেউ লিখে দিয়েছেন: “Most respectfully, I beg to state that I am a student of class eight of your school. I am suffering from fever…”, আর নিচে “Your most obedient student.” স্কুলের অফিসের জন্য এই চিঠিটা আজও একেবারে ঠিক। গোলমাল শুরু হয় যেদিন সেই একই মানুষ কোনো কোম্পানিতে ঢোকেন — আর বহুজাতিক হলে আরও বেশি — আর ক্লাস এইটের ওই চিঠিটাই লাইন ম্যানেজারকে পাঠিয়ে দেন। তথ্য একই তিনটে, কিন্তু পোশাকটা সম্পূর্ণ আলাদা।

Definitionসংজ্ঞা

A leave application is three facts wrapped in a format: the exact dates you will be away, the reason in one line, and who covers your work or how you will make it up. Everything else — the greeting, the polite phrasing, the sign-off — is the wrapper, and the wrapper changes depending on whether you are writing to a headmaster in Barisal or a manager in Singapore.

ছুটির দরখাস্ত আসলে তিনটে তথ্য, একটা ফরম্যাটে মোড়ানো: ঠিক কোন তারিখ থেকে কোন তারিখ পর্যন্ত আপনি থাকবেন না, কারণটা এক লাইনে, আর আপনার কাজটা কে দেখবে বা আপনি কীভাবে পুষিয়ে দেবেন। বাকি সবটুকু — সম্বোধন, ভদ্র শব্দ, সমাপ্তি — মোড়ক; আর মোড়কটা বদলায় প্রাপক বরিশালের প্রধান শিক্ষক না সিঙ্গাপুরের ম্যানেজার, তার উপর।

Bangla Explanationবাংলা ব্যাখ্যা

**কাঠামোটা মুখস্থ করে ফেলুন — সারা জীবন লাগবে।** উপরে প্রাপক (“The Headmaster, Rajshahi Collegiate School, Rajshahi” বা “The Manager, HR Department, …”), তারপর তারিখ, তারপর **Subject** এক লাইনে (“Application for three days' sick leave”)। সম্বোধন “Sir” বা “Dear Sir/Madam”। মূল অংশ তিন বাক্যের বেশি নয়: কে আপনি (শ্রেণি ও রোল, বা পদ ও আইডি), কেন ছুটি, আর **কোন তারিখ থেকে কোন তারিখ পর্যন্ত, মোট কত দিন**। শেষে অনুরোধ: “I therefore request you to grant me leave for three days, from 12 to 14 September.” তারপর সমাপ্তি, নাম, শ্রেণি বা পদ, আর রোল বা কর্মচারী নম্বর। **তারিখই সবচেয়ে বেশি ভুল হওয়া জায়গা।** “তিন দিনের ছুটি চাই” লিখে তারিখ না দিলে দরখাস্ত ফেরত আসে বা ভুল দিনে ছুটি ধরা হয়। সবসময় দুটোই লিখুন — শুরুর তারিখ, শেষের তারিখ, আর মোট দিন। শুক্র-শনি বা সরকারি ছুটি মাঝে পড়লে সেটাও উল্লেখ করে দিন, কারণ অনেক প্রতিষ্ঠান ওই দিনগুলো ছুটির হিসাবে ধরে, অনেকে ধরে না। **দেশি স্কুল-কলেজ, দেশি অফিস, আর বিদেশি অফিস — তিনটে আলাদা সুর।** *স্কুল-কলেজে ও সরকারি দপ্তরে:* প্রচলিত ভাষাই লিখুন — “Most respectfully, I beg to state that…”, ছাত্র হলে শেষে “Your most obedient student”। এখানে এটাই প্রত্যাশিত। *দেশি বেসরকারি অফিসে:* একটু সহজ করুন — “I would like to apply for two days' casual leave on 12 and 13 September,” শেষে “Yours sincerely” বা “Best regards”। *বিদেশি বা বহুজাতিক প্রতিষ্ঠানে:* “I beg to state” ও “obedient” পুরোপুরি বাদ; তিন লাইনের ইমেইলই যথেষ্ট, আর সেখানে **একটা লাইন থাকতেই হবে যা এখানকার দরখাস্তে প্রায় থাকে না — কাজের ব্যবস্থা**: “Rafiq has agreed to cover the daily report while I am away, and I will complete the September closing before I leave.” বিদেশি ম্যানেজারের কাছে এই লাইনটাই আসল ভদ্রতা, বিনয়ের বাক্য নয়। **আরও কয়েকটা ব্যবহারিক কথা।** কারণ এক লাইনে যথেষ্ট — অসুস্থতার বিস্তারিত বিবরণ বা পারিবারিক ঘটনার পুরো ইতিহাস লেখার দরকার নেই, আর অনেক জায়গায় তা লেখা উচিতও নয়। তিন দিনের বেশি অসুস্থতার ছুটিতে বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠান ডাক্তারের সার্টিফিকেট চায়, তাই আগেই সংগ্রহ করে রাখুন এবং চিঠিতে “Enclosed: medical certificate” লিখে দিন। ছুটির ধরন — casual, sick, earned, maternity — প্রতিষ্ঠানভেদে আলাদা, আর দরখাস্তে কোন ধরনের ছুটি চাইছেন সেটা নাম ধরে লিখলে HR-এর কাজ সহজ হয়; নিজের প্রতিষ্ঠানের নীতিমালা একবার দেখে নিন, অনুমান করবেন না। জরুরি অবস্থায় আগে ফোন বা মেসেজ, তারপর লিখিত দরখাস্ত — উল্টোটা করলে অনুপস্থিতি অননুমোদিত হয়ে যেতে পারে। আর হাতে জমা দিলে একটা কপিতে তারিখ ও সই নিয়ে নিজের কাছে রাখুন।

Examplesউদাহরণ

Subject: Application for three days' sick leave.বিষয়: তিন দিনের অসুস্থতাজনিত ছুটির আবেদন।
I am suffering from a high fever and cannot attend school.আমি প্রচণ্ড জ্বরে ভুগছি এবং স্কুলে যেতে পারছি না।
I request three days' leave from 5 August to 7 August 2026.আমি ২০২৬ সালের ৫ আগস্ট থেকে ৭ আগস্ট পর্যন্ত তিন দিনের ছুটি চাই।
I therefore request you to kindly grant me leave for the above period.তাই আমি অনুরোধ করছি, অনুগ্রহ করে উপরের সময়ের জন্য আমাকে ছুটি মঞ্জুর করুন।
I shall be grateful to you for this kindness.এই সদয়তার জন্য আমি আপনার কাছে কৃতজ্ঞ থাকব।
Yours obediently, Rahim Uddin, Class 9, Roll 12.আপনার অনুগত, রহিম উদ্দিন, নবম শ্রেণি, রোল ১২।
I need one day's leave to attend my sister's wedding.আমার বোনের বিয়েতে যোগ দিতে আমার এক দিনের ছুটি প্রয়োজন।

Common Mistakesসাধারণ ভুল

Respected sir, i want leave.
Dear Sir, I would like to request leave.
Always capitalise 'I', and use a polite request form instead of a blunt 'I want'.
I want leave for some days.
I request leave for three days, from 5 to 7 August.
State the exact number of days and the dates so the reader can approve it.
Please leave me for two days.
Please grant me leave for two days.
'Grant me leave' is the correct phrase; 'leave me' means abandon.
Thanking you, your student.
Yours obediently, (your name).
Close with a standard formal sign-off and your full name and class or role.

Tipsটিপস

Put one clear reason in the subject line so the reader knows the purpose instantly. — Subject line-এ একটি স্পষ্ট কারণ লিখুন যাতে পাঠক তাৎক্ষণিকভাবে উদ্দেশ্য বোঝেন।
Always give the start date, end date and total number of days. — সবসময় শুরুর তারিখ, শেষ তারিখ ও মোট দিনের সংখ্যা দিন।
Keep it short and polite — one page, no extra story or excuses. — ছোট ও ভদ্র রাখুন — এক পৃষ্ঠা, বাড়তি গল্প বা অজুহাত নয়।
Match the sign-off to the reader: 'Yours obediently' for a teacher, 'Yours faithfully' for an office. — পাঠক অনুযায়ী সমাপ্তি বাছুন: শিক্ষকের জন্য 'Yours obediently', অফিসের জন্য 'Yours faithfully'।

Quizকুইজ

Tap an answer to check yourself — a free preview of the full graded quiz in the app.

1. Which is the correct request phrase?

2. What should a good subject line do?

3. Choose the best formal closing for a letter to your headmaster.

Practiceঅনুশীলন

Try each one, then reveal the answer.

1. Write a subject line asking for two days' leave for a family event.

Hint: Start with 'Subject:' and name the reason in one line.

2. Rewrite politely: 'I want leave tomorrow.'

Hint: Use 'I request … leave' and state the number of days.

3. Add the dates: 'I request three days' leave from ___ to ___.'

Hint: Give a start date and an end date.

Frequently Asked Questionsসাধারণ জিজ্ঞাসা

How do I start a leave application in English?

Write the receiver (e.g. 'To the Headmaster'), the school or office name, the date, a subject line stating the reason, and a greeting like 'Dear Sir'.

How long should a leave application be?

Keep it to one short page: a subject line, two or three sentences giving the reason and dates, a request, and a formal closing with your name.

What is the difference between sick leave and casual leave?

Sick leave is taken when you are ill; casual leave is for personal reasons such as a family event. Name the type in your subject line.