How to Write a Formal Letter in English
How to Write a Formal Letter (আনুষ্ঠানিক চিঠি লেখার নিয়ম)
Introductionভূমিকা
A formal letter is a polite, structured letter you send to someone you do not know personally — a principal, a manager, an office or a company. Getting the format right shows respect and makes your request easy to understand.
Formal letter হলো এমন একটি ভদ্র ও গোছানো চিঠি যা আপনি ব্যক্তিগতভাবে চেনেন না এমন কাউকে লেখেন — প্রধান শিক্ষক, ম্যানেজার, অফিস বা কোম্পানি। সঠিক ফরম্যাট সম্মান প্রকাশ করে এবং আপনার অনুরোধ সহজে বোঝায়।
Definitionসংজ্ঞা
A formal letter follows a fixed layout: sender's address and date, receiver's address, a subject line, a formal greeting (Dear Sir/Madam), a clear body, and a formal closing (Yours faithfully / Yours sincerely) with your signature.
Formal letter-এ একটি নির্দিষ্ট বিন্যাস থাকে: প্রেরকের ঠিকানা ও তারিখ, প্রাপকের ঠিকানা, একটি subject line, আনুষ্ঠানিক সম্বোধন (Dear Sir/Madam), স্পষ্ট মূল অংশ, এবং আনুষ্ঠানিক সমাপ্তি (Yours faithfully / Yours sincerely) ও স্বাক্ষর।
Bangla Explanationবাংলা ব্যাখ্যা
গঠন মনে রাখুন — ঠিকানা ও তারিখ, তারপর প্রাপকের পদবি ও ঠিকানা, তারপর 'Subject:' লাইনে এক লাইনে উদ্দেশ্য। সম্বোধনে নাম না জানলে 'Dear Sir/Madam' এবং শেষে 'Yours faithfully'; নাম জানলে 'Dear Mr Rahman' এবং শেষে 'Yours sincerely'। মূল অংশ তিন ভাগে ভাবুন: কেন লিখছি, বিস্তারিত, এবং কী চাই। ভাষা সবসময় ভদ্র ও সংক্ষিপ্ত রাখুন — কোনো short form (don't, I'm) বা slang নয়।
Examplesউদাহরণ
- Subject: Application for three days' leaveবিষয়: তিন দিনের ছুটির জন্য আবেদন।
- Dear Sir,জনাব,
- I am writing to request three days' leave from 10 to 12 August.আমি ১০ থেকে ১২ আগস্ট পর্যন্ত তিন দিনের ছুটির অনুরোধ করার জন্য লিখছি।
- I would be grateful if you could approve my request.আপনি আমার অনুরোধ মঞ্জুর করলে আমি কৃতজ্ঞ থাকব।
- Thank you for your time and consideration.আপনার সময় ও বিবেচনার জন্য ধন্যবাদ।
- Yours faithfully,আপনার বিশ্বস্ত,
- Please find my documents attached for your review.আপনার পর্যালোচনার জন্য আমার কাগজপত্র সংযুক্ত করা হলো।
Common Mistakesসাধারণ ভুল
Hi Sir, how are you?
Dear Sir,
Formal letters use 'Dear Sir/Madam', not casual greetings like 'Hi' or personal questions.
I wanna leave for 3 days.
I would like to request three days' leave.
Avoid contractions and slang (wanna); use full, polite forms in a formal letter.
Dear Sir ... Yours sincerely,
Dear Sir ... Yours faithfully,
When you do not know the name, close with 'Yours faithfully'; use 'Yours sincerely' only when you named the person.
I want leave.
I am writing to request leave.
State your purpose in a complete, clear sentence rather than a bare demand.
Tipsটিপস
- Put your purpose in the first sentence — the reader should know why you are writing at once. — প্রথম বাক্যেই উদ্দেশ্য লিখুন — পাঠক যেন সঙ্গে সঙ্গে বুঝতে পারে আপনি কেন লিখছেন।
- Match the greeting and the closing: Dear Sir/Madam goes with Yours faithfully. — সম্বোধন ও সমাপ্তি মিলিয়ে দিন: Dear Sir/Madam-এর সাথে Yours faithfully।
- Keep it short and one topic per letter — three tidy paragraphs is usually enough. — সংক্ষিপ্ত রাখুন এবং এক চিঠিতে এক বিষয় — সাধারণত তিনটি পরিচ্ছন্ন অনুচ্ছেদই যথেষ্ট।
Quizকুইজ
Tap an answer to check yourself — a free preview of the full graded quiz in the app.
1. You do not know the reader's name. How should you close the letter?
2. Which opening is correct for a formal letter?
3. Which sentence is the most formal?
Practiceঅনুশীলন
Try each one, then reveal the answer.
1. Write a subject line for a letter asking the principal for a fee waiver.
Hint: Start with 'Subject:' and name the request in a few words.
2. Rewrite politely: 'Give me a leave for two days.'
Hint: Use 'I would like to request…' instead of a command.
3. Choose the closing for a letter to 'Dear Ms Akter,'.
Hint: Named person → sincerely.
Related Lessonsসম্পর্কিত পাঠ
- How to Write an Informal Letter in EnglishLearn how to write an informal letter in English to a friend or family: friendly format, greeting, body and sign-off, with a template, examples and a free quiz.
- How to Write a Good Paragraph in EnglishLearn how to write a paragraph in English: topic sentence, supporting details and a closing line, with a simple structure, examples, common mistakes and a free quiz.
- How to Write a Formal Email in EnglishLearn how to write a formal email in English step by step: subject line, greeting, body, polite closing and sign-off, with ready templates, examples and a free quiz.
AI Practiceএআই অনুশীলন
Practise this topic in a real conversation with your AI teacher — it asks questions, corrects you gently, and adapts to your level, all inside EnglishBD.
Practise with the AI teacher →Frequently Asked Questionsসাধারণ জিজ্ঞাসা
What is the correct format of a formal letter?
Sender's address and date, the receiver's address, a subject line, a formal greeting (Dear Sir/Madam), a body of two or three paragraphs, and a formal closing (Yours faithfully/sincerely) with your name and signature.
What is the difference between 'Yours faithfully' and 'Yours sincerely'?
Use 'Yours faithfully' when you started with 'Dear Sir/Madam' (you do not know the name). Use 'Yours sincerely' when you addressed the person by name, e.g. 'Dear Mr Rahman'.
Can I use short forms like 'don't' in a formal letter?
No. In formal writing use full forms — 'do not', 'I am', 'I would' — and avoid slang so the letter stays polite and professional.