How to Write a Formal Letter in English

How to Write a Formal Letter (আনুষ্ঠানিক চিঠি লেখার নিয়ম)

CEFR B16 min readFree · no login to read

Introductionভূমিকা

There are really two formal letters, and Bangladeshi writers are only taught one. The first is the application we all learned at school — Most respectfully, I beg to state, ending Yours obediently — and inside Bangladesh, at a school office, a bank counter or a government desk, it still works exactly as intended. The second is the international business letter, where that same wording reads as a museum piece. The format below is shared by both. The wording is where you choose which country you are writing into.

আসলে ফরমাল চিঠি দুরকম, আর বাংলাদেশে আমাদের শেখানো হয় কেবল একটাই। প্রথমটা স্কুলে শেখা দরখাস্ত — Most respectfully, I beg to state, শেষে Yours obediently — আর দেশের ভেতরে স্কুলের অফিসে, ব্যাংকের কাউন্টারে বা সরকারি দপ্তরে এটা আজও ঠিক যেভাবে কাজ করার কথা, সেভাবেই কাজ করে। দ্বিতীয়টা আন্তর্জাতিক ব্যবসায়িক চিঠি, যেখানে ওই একই শব্দগুলো জাদুঘরের জিনিস মনে হয়। নিচের কাঠামোটা দুটোরই এক। শব্দ বাছাইয়ের সময়ই আপনি ঠিক করেন, চিঠিটা কোন দেশে যাচ্ছে।

Definitionসংজ্ঞা

A formal letter is a dated, addressed document with a fixed skeleton: sender's address, date, receiver's designation and address, a subject line, a greeting, a body of three short paragraphs — why, what, what next — and a sign-off with your signature and printed name. Unlike an email, it is meant to be filed, which is exactly why the date, the subject line and the reference numbers matter more than the prose.

ফরমাল চিঠি হলো তারিখ ও ঠিকানাসহ একটা দলিল, যার কঙ্কালটা নির্দিষ্ট: প্রেরকের ঠিকানা, তারিখ, প্রাপকের পদবি ও ঠিকানা, বিষয়, সম্বোধন, তিন ছোট অনুচ্ছেদের মূল অংশ — কেন, কী, এরপর কী — আর শেষে সই ও নাম। ইমেইলের সাথে পার্থক্য এখানেই: এই কাগজটা ফাইলে জমা হওয়ার জন্য লেখা, তাই সুন্দর ভাষার চেয়ে তারিখ, বিষয় আর নম্বরগুলোই বেশি জরুরি।

Bangla Explanationবাংলা ব্যাখ্যা

**কাঠামোটা উপর থেকে নিচে।** (১) প্রেরকের ঠিকানা — সাধারণত ডান দিকে উপরে; (২) তারিখ — পুরো লিখুন, “12 September 2026”, শুধু 12/9/26 নয়, কারণ কোন সংখ্যা মাস আর কোনটা দিন তা দেশে দেশে বদলায়; (৩) প্রাপক — পদবি আগে, নাম পরে (“The Manager, Human Resources / Beximco Pharmaceuticals Ltd / Dhaka”); (৪) **Subject** — এক লাইনে উদ্দেশ্য, আর সরকারি বা প্রাতিষ্ঠানিক চিঠি হলে স্মারক বা রেফারেন্স নম্বর; (৫) সম্বোধন; (৬) মূল অংশ; (৭) সমাপ্তি, সই, আর সইয়ের নিচে ছাপার অক্ষরে নাম ও পদ। সম্বোধন ও সমাপ্তি সবসময় জোড়ায় চলে: নাম জানা নেই → “Dear Sir/Madam” + “Yours faithfully”; নাম জানা আছে → “Dear Mr Rahman” + “Yours sincerely”। এই জোড়াটা ব্রিটিশ নিয়ম, আর বাংলাদেশে এটাই চলে; আমেরিকান চিঠিতে দুই ক্ষেত্রেই “Sincerely” চলে। **মূল অংশ তিন অনুচ্ছেদের বেশি নয়।** এক: কেন লিখছি — এক বাক্যে, প্রথম বাক্যেই। দুই: প্রয়োজনীয় তথ্য — তারিখ, নম্বর, ঘটনা, আগে কী কী হয়েছে। তিন: কী চাই, আর কবের মধ্যে। যে ভুলটা এখানকার চিঠিতে সবচেয়ে বেশি হয়, তা হলো তিন নম্বরটা অস্পষ্ট রেখে দেওয়া — “আশা করি আপনি বিষয়টি সদয় বিবেচনা করবেন” দিয়ে শেষ করা। এতে যিনি পড়ছেন তিনি জানেন না তাঁকে ঠিক কী করতে হবে, ফলে কিছুই হয় না। নির্দিষ্ট করে লিখুন: “I request that a duplicate certificate be issued within 15 working days.” **দেশি না বিদেশি — শব্দ বাছাই এখানেই।** *দেশের ভেতরে* (স্কুল, কলেজ, ব্যাংক, সরকারি দপ্তর, স্থানীয় প্রতিষ্ঠান): প্রচলিত ভাষাই ব্যবহার করুন — “Most respectfully, I beg to state that…”, ছাত্র হলে শেষে “Yours obediently”। এখানে এটাই প্রত্যাশিত, আর ভিন্ন কিছু লিখলে উল্টো অস্বাভাবিক লাগতে পারে। *বিদেশে বা বহুজাতিক প্রতিষ্ঠানে*: “I am writing to request…”, “I would be grateful if you could…”, শেষে “Yours sincerely” বা “Yours faithfully”। বাদ দিন “I beg to state”, “Your most obedient servant”, “I remain, Sir”, “Thanking you in anticipation”। একই চিঠিতে দুটো ধরন মিশিয়ে ফেলবেন না — সেটাই সবচেয়ে বেমানান শোনায়। **হাতে জমা দেওয়ার সময় যে কাজটা করতেই হবে।** বাংলাদেশে বেশিরভাগ ফরমাল চিঠি এখনো কাউন্টারে হাতে জমা পড়ে। **দুই কপি নিয়ে যান, আর একটাতে গ্রহণের তারিখ ও সিল নিয়ে নিজের কাছে রাখুন।** পরে যদি বলা হয় “আমরা তো পাইনি”, ওই সিল দেওয়া কপিটাই আপনার একমাত্র প্রমাণ। সংযুক্তি থাকলে চিঠির শেষে তালিকা দিন (“Enclosures: 1. Photocopy of NID 2. Fee receipt”), মূল কাগজ কখনো নয় — ফটোকপি, আর দরকার হলে সত্যায়িত ফটোকপি। আর চিঠি A4 কাগজে, এক পৃষ্ঠায়; দুই পৃষ্ঠা হলে দ্বিতীয় পৃষ্ঠার উপরে পৃষ্ঠা নম্বর দিন। SSC ও HSC-র খাতায় এই একই কাঠামো চাওয়া হয়, আর সেখানে নম্বর সবচেয়ে বেশি কাটা যায় দুই জায়গায়: subject line বাদ পড়লে, আর সম্বোধনের সাথে সমাপ্তি না মিললে।

Examplesউদাহরণ

Subject: Application for three days' leaveবিষয়: তিন দিনের ছুটির জন্য আবেদন।
Dear Sir,জনাব,
I am writing to request three days' leave from 10 to 12 August.আমি ১০ থেকে ১২ আগস্ট পর্যন্ত তিন দিনের ছুটির অনুরোধ করার জন্য লিখছি।
I would be grateful if you could approve my request.আপনি আমার অনুরোধ মঞ্জুর করলে আমি কৃতজ্ঞ থাকব।
Thank you for your time and consideration.আপনার সময় ও বিবেচনার জন্য ধন্যবাদ।
Yours faithfully,আপনার বিশ্বস্ত,
Please find my documents attached for your review.আপনার পর্যালোচনার জন্য আমার কাগজপত্র সংযুক্ত করা হলো।

Common Mistakesসাধারণ ভুল

Hi Sir, how are you?
Dear Sir,
Formal letters use 'Dear Sir/Madam', not casual greetings like 'Hi' or personal questions.
I wanna leave for 3 days.
I would like to request three days' leave.
Avoid contractions and slang (wanna); use full, polite forms in a formal letter.
Dear Sir ... Yours sincerely,
Dear Sir ... Yours faithfully,
When you do not know the name, close with 'Yours faithfully'; use 'Yours sincerely' only when you named the person.
I want leave.
I am writing to request leave.
State your purpose in a complete, clear sentence rather than a bare demand.

Tipsটিপস

Put your purpose in the first sentence — the reader should know why you are writing at once. — প্রথম বাক্যেই উদ্দেশ্য লিখুন — পাঠক যেন সঙ্গে সঙ্গে বুঝতে পারে আপনি কেন লিখছেন।
Match the greeting and the closing: Dear Sir/Madam goes with Yours faithfully. — সম্বোধন ও সমাপ্তি মিলিয়ে দিন: Dear Sir/Madam-এর সাথে Yours faithfully।
Keep it short and one topic per letter — three tidy paragraphs is usually enough. — সংক্ষিপ্ত রাখুন এবং এক চিঠিতে এক বিষয় — সাধারণত তিনটি পরিচ্ছন্ন অনুচ্ছেদই যথেষ্ট।

Quizকুইজ

Tap an answer to check yourself — a free preview of the full graded quiz in the app.

1. You do not know the reader's name. How should you close the letter?

2. Which opening is correct for a formal letter?

3. Which sentence is the most formal?

Practiceঅনুশীলন

Try each one, then reveal the answer.

1. Write a subject line for a letter asking the principal for a fee waiver.

Hint: Start with 'Subject:' and name the request in a few words.

2. Rewrite politely: 'Give me a leave for two days.'

Hint: Use 'I would like to request…' instead of a command.

3. Choose the closing for a letter to 'Dear Ms Akter,'.

Hint: Named person → sincerely.

Frequently Asked Questionsসাধারণ জিজ্ঞাসা

What is the correct format of a formal letter?

Sender's address and date, the receiver's address, a subject line, a formal greeting (Dear Sir/Madam), a body of two or three paragraphs, and a formal closing (Yours faithfully/sincerely) with your name and signature.

What is the difference between 'Yours faithfully' and 'Yours sincerely'?

Use 'Yours faithfully' when you started with 'Dear Sir/Madam' (you do not know the name). Use 'Yours sincerely' when you addressed the person by name, e.g. 'Dear Mr Rahman'.

Can I use short forms like 'don't' in a formal letter?

No. In formal writing use full forms — 'do not', 'I am', 'I would' — and avoid slang so the letter stays polite and professional.