How to Write an Application Letter
How to Write an Application Letter (দরখাস্ত / আবেদনপত্র লেখা)
Introductionভূমিকা
An application letter is a formal letter that asks for something — a job, leave, admission or a favour from an office. In Bangladesh you write these to a headmaster, a manager or an officer, so the format and polite tone really matter. This guide gives you a reusable template.
আবেদনপত্র (দরখাস্ত) হলো একটি ফরমাল চিঠি যেখানে আপনি কিছু চান — চাকরি, ছুটি, ভর্তি বা অফিসের কোনো সহায়তা। বাংলাদেশে এগুলো প্রধান শিক্ষক, ম্যানেজার বা কর্মকর্তার কাছে লেখা হয়, তাই এর format ও ভদ্র ভাষা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। এই গাইডে একটি পুনর্ব্যবহারযোগ্য টেমপ্লেট দেওয়া হলো।
Definitionসংজ্ঞা
An application letter follows a fixed format: the date, the receiver's title and address, a subject line, a greeting (Dear Sir/Madam), a body that states your request and reasons, a polite closing, and a sign-off with your name and details.
আবেদনপত্র একটি নির্দিষ্ট format মেনে চলে: তারিখ, প্রাপকের পদবি ও ঠিকানা, একটি subject line, একটি greeting (Dear Sir/Madam), অনুরোধ ও কারণ জানানো body, একটি ভদ্র closing, এবং নাম ও তথ্যসহ sign-off।
Bangla Explanationবাংলা ব্যাখ্যা
format মনে রাখুন: তারিখ → প্রাপক (The Headmaster, ABC School, ঠিকানা) → Subject → Greeting (Dear Sir/Madam,) → Body → Closing → নাম ও পরিচয়। Body-র প্রথম বাক্যেই সরাসরি অনুরোধ ও কারণ বলুন: 'I am writing to request three days of leave because ...'। ভদ্র ও সংক্ষিপ্ত থাকুন — 'kindly do the needful'-এর মতো পুরনো অনুবাদ এড়িয়ে চলুন, বদলে 'I would be grateful if you could grant my request' লিখুন। সংক্ষিপ্ত রূপ (I'm, don't) নয়, পুরো রূপ লিখুন। শেষে 'Yours faithfully' (নাম না জানলে) দিয়ে নিজের নাম, শ্রেণি/পদ ও প্রয়োজনে রোল নম্বর দিন। এক আবেদনে একটাই অনুরোধ রাখুন।
Examplesউদাহরণ
- The Headmaster, Dhaka Model School, Dhaka.প্রাপকের পদবি ও ঠিকানা এভাবে উপরে লিখুন।
- Subject: Application for three days of sick leave.Subject-এ আবেদনের বিষয় সংক্ষেপে লিখুন।
- Dear Sir,প্রাপকের নাম না জানলে ভদ্রভাবে এভাবে শুরু করুন।
- I am writing to request leave from 6 to 8 August as I am unwell.আমি অসুস্থ থাকায় ৬ থেকে ৮ আগস্ট পর্যন্ত ছুটি চাইছি।
- I would be grateful if you could grant me the leave.আপনি আমাকে ছুটি মঞ্জুর করলে আমি কৃতজ্ঞ থাকব।
- I am writing to apply for the post of Junior Officer at your company.আমি আপনার কোম্পানিতে জুনিয়র অফিসার পদের জন্য আবেদন করছি।
- Yours faithfully, Rakib Hasan, Class 9, Roll 12.নাম না জানলে এভাবে শেষ করে নাম ও পরিচয় দিন।
- Thank you for considering my application.আমার আবেদন বিবেচনা করার জন্য ধন্যবাদ।
Common Mistakesসাধারণ ভুল
Respected sir, kindly do the needful and grant my leave.
Dear Sir, I would be grateful if you could grant my leave.
'Do the needful' is an old translation; use natural polite English like 'I would be grateful if you could ...'.
I want leave. Give it fast. Thanks.
I am writing to request two days of leave for a family matter.
An application must be polite and complete — no short demands or slang.
(no subject line, and the request hidden in the last line)
A clear subject line, and the request in the first body sentence.
State the subject and your request early so the officer sees the point at once.
Yours sincerely — (letter began with 'Dear Sir/Madam')
Yours faithfully — (with 'Dear Sir/Madam')
'Dear Sir/Madam' pairs with 'Yours faithfully'; use 'Yours sincerely' only when you named the reader.
Tipsটিপস
- State your exact request in the first sentence of the body. — body-র প্রথম বাক্যেই আপনার সঠিক অনুরোধটি বলুন।
- Keep the tone polite and formal — write full forms, not I'm or don't. — ভাষা ভদ্র ও ফরমাল রাখুন — I'm বা don't নয়, পুরো রূপ লিখুন।
- Give a short, honest reason, then a polite closing thank-you. — সংক্ষিপ্ত ও সত্য কারণ দিন, তারপর ভদ্রভাবে ধন্যবাদ জানান।
- End with 'Yours faithfully' and your name, class or post and roll number. — 'Yours faithfully' ও নিজের নাম, শ্রেণি/পদ ও রোল নম্বর দিয়ে শেষ করুন।
Quizকুইজ
Tap an answer to check yourself — a free preview of the full graded quiz in the app.
1. Where should you state your main request in an application letter?
2. Which phrase sounds correct and polite in a modern application?
3. Which sign-off matches a letter that begins 'Dear Sir/Madam,'?
4. What belongs in the subject line of a leave application?
Practiceঅনুশীলন
Try each one, then reveal the answer.
1. Write a subject line for a job application for a teacher post.
Hint: Name the exact post you are applying for.
2. Rewrite politely: 'Give me two days leave.'
Hint: Use 'I would be grateful if you could ...'.
3. Choose the closing after 'Dear Sir,': 'Yours ___,'
Hint: Unknown name pairs with 'faithfully'.
4. Order the parts: (a) Subject (b) Body (c) Date (d) Sign-off.
Hint: The date is at the top; the sign-off is at the end.
Related Lessonsসম্পর্কিত পাঠ
- How to Write a Formal Email in EnglishLearn how to write a formal email in English step by step: subject line, greeting, body, polite closing and sign-off, with ready templates, examples and a free quiz.
- How to Write a CV in EnglishLearn how to write a cv in English: a clear format, section-by-section templates, ready-to-use phrases with Bangla meaning, common mistakes and a free quiz.
- How to Write an Informal Email in EnglishLearn how to write an informal email in English to a friend or family: friendly greeting, easy openers, natural body and closing, with templates, examples and a quiz.
AI Practiceএআই অনুশীলন
Practise this topic in a real conversation with your AI teacher — it asks questions, corrects you gently, and adapts to your level, all inside EnglishBD.
Practise with the AI teacher →Frequently Asked Questionsসাধারণ জিজ্ঞাসা
What is the correct format of an application letter?
Date, the receiver's title and address, a subject line, a greeting (Dear Sir/Madam), a body with your request and reason, a polite closing, and 'Yours faithfully' with your name and details.
How do I begin the body of an application letter?
Begin with your request and reason in the first sentence, for example: 'I am writing to request three days of leave as I am unwell.' Keep it direct and polite.
What is the difference between an application letter and an informal email?
An application letter is strictly formal, follows a fixed format and uses full forms and a polite tone. An informal email is casual, uses first names and contractions, and has no fixed layout.