Writing

How to Write an Application Letter

How to Write an Application Letter (দরখাস্ত / আবেদনপত্র লেখা)

CEFR B16 min readFree · no login to read

Introductionভূমিকা

The darkhasto is the one piece of English writing that follows a Bangladeshi from class six to retirement. The same six-part letter asks the headmaster for a testimonial, the branch manager for a cheque book, the UP chairman for a certificate, the office for three days' leave. Learn the skeleton once and you never learn it again — only the middle paragraph changes. What does change, and what most people never adjust, is how much of the old “I beg to state” language belongs in the letter, and that depends entirely on whose desk it lands on.

দরখাস্ত হলো সেই একটামাত্র ইংরেজি লেখা, যা ক্লাস সিক্স থেকে অবসর পর্যন্ত একজন বাংলাদেশির সঙ্গে সঙ্গে যায়। একই ছয় অংশের চিঠি প্রধান শিক্ষকের কাছে প্রশংসাপত্র চায়, শাখা ব্যবস্থাপকের কাছে চেক বই চায়, ইউপি চেয়ারম্যানের কাছে সনদ চায়, অফিসে তিন দিনের ছুটি চায়। কঙ্কালটা একবার শিখে ফেললে আর কখনো শিখতে হয় না — বদলায় শুধু মাঝের অনুচ্ছেদটা। যেটা সত্যিই বদলানো দরকার অথচ বেশিরভাগ মানুষ কখনো বদলান না, সেটা হলো পুরনো “I beg to state” ধাঁচের ভাষা কতটুকু রাখবেন — আর সেটা পুরোপুরি নির্ভর করে চিঠিটা কার টেবিলে যাচ্ছে তার উপর।

Definitionসংজ্ঞা

An application letter asks for exactly one thing, in writing, from someone addressed by their post rather than their name. Its skeleton is fixed — date, the To block, a subject line, greeting, body, closing, and your identifying details — and its purpose is to become a document in a file, which is why the identifiers matter more than the phrasing.

আবেদনপত্র লিখিতভাবে ঠিক একটা জিনিস চায়, আর প্রাপককে সম্বোধন করে তাঁর নাম নয়, পদ ধরে। এর কঙ্কালটা বাঁধা — তারিখ, To ব্লক, বিষয়, সম্বোধন, মূল অংশ, সমাপ্তি, আর আপনাকে চেনানোর তথ্য — আর এর উদ্দেশ্য হলো একটা ফাইলের ভেতরে দলিল হয়ে যাওয়া। এ কারণেই সুন্দর বাক্যের চেয়ে ওই পরিচয়সূচক তথ্যগুলোই বেশি জরুরি।

Bangla Explanationবাংলা ব্যাখ্যা

**ছয়টা অংশ, ক্রম বদলায় না।** (১) **তারিখ** — বাঁ দিকে, একবারই, আর মাস কথায় লিখুন (“12 September 2026”)। (২) **To ব্লক** — আলাদা লাইনে: To / The Headmaster / Rajshahi Collegiate School / Rajshahi। পদ লিখুন, ব্যক্তির নাম নয়; স্কুলে The Headmaster, কলেজে The Principal, ব্যাংকে The Branch Manager, অফিসে The Manager (HR)। (৩) **Subject** — এক লাইনে ঠিক যা চাইছেন: “Subject: Application for a transfer certificate.” এই লাইনটা দেখেই ঠিক হয় চিঠিটা কোন ফাইলে যাবে, তাই এটা বাদ পড়লে চিঠি হারায়। (৪) **সম্বোধন** — “Sir,” বা “Dear Sir/Madam,”। (৫) **মূল অংশ** — দুই থেকে চার বাক্য। (৬) **সমাপ্তি ও পরিচয়** — “Yours faithfully,” বা ছাত্র হলে “Yours obediently,” তারপর নাম, আর তার নিচে **আপনাকে খুঁজে পাওয়ার তথ্য**: শ্রেণি ও রোল, কর্মচারী নম্বর, হিসাব নম্বর বা মোবাইল নম্বর। এই শেষ লাইনটাই অফিসের কাছে সবচেয়ে দরকারি, আর সবচেয়ে বেশি বাদ পড়ে। **মূল অংশ তিন বাক্যে সাজান।** এক, আপনি কে (“I am a student of Class Ten of your school, bearing roll number 24.”)। দুই, ঠিক কী চান (“I need a transfer certificate as my father has been transferred to Khulna.”)। তিন, অনুরোধ (“I therefore request you to kindly issue the certificate at your earliest convenience.”) — ব্যস। এখানে সবচেয়ে বড় ভুল হলো কারণটা গল্প বানিয়ে ফেলা: বদলির চিঠির নম্বর, পরিবারের অবস্থা, তিন প্যারাগ্রাফ ইতিহাস। যিনি সই করবেন তিনি এসব পড়েন না; তিনি খোঁজেন কী চাওয়া হচ্ছে আর কে চাইছে। **ভাষা কতটা পুরনো রাখবেন — এখানেই সিদ্ধান্তটা নিতে হয়।** *স্কুল, কলেজ, সরকারি দপ্তর, স্থানীয় প্রতিষ্ঠান:* প্রচলিত ভাষাই ঠিক আছে — “With due respect, I beg to state that…”, “I therefore pray and hope that you would be kind enough to…”, শেষে “Yours obediently”। এখানে এটাই প্রত্যাশিত। *বেসরকারি কোম্পানি, বহুজাতিক প্রতিষ্ঠান, বিদেশি প্রাপক:* এসব পুরোপুরি বাদ। লিখুন “I am writing to request…”, “I would be grateful if you could…”, শেষে “Yours faithfully”। আর “Kindly do the needful” — এটা কোথাওই ভালো নয়, কারণ এতে বলাই হয় না কী করতে হবে। **তিনটে ব্যবহারিক কথা, যা দরখাস্ত কাজে আসবে কি না তা ঠিক করে দেয়।** এক, **এক দরখাস্তে এক আবেদন**। ছুটি আর প্রশংসাপত্র একসাথে চাইলে দুটোর একটাও ঠিকমতো হয় না, কারণ দুটো আবেদন দুই বিভাগে যায়। দুই, **মাধ্যম (through proper channel)**। সরকারি ও অনেক প্রাতিষ্ঠানিক আবেদনে সরাসরি সর্বোচ্চ কর্তৃপক্ষকে না লিখে মাঝের ধাপ দেখিয়ে দিতে হয় — To ব্লকের নিচে একটা লাইন: “Through: The Head, Department of Physics”। এই লাইনটা বাদ দিলে আবেদন ফেরত আসে, আর এটা বাংলাদেশের বাইরে খুব একটা শেখানো হয় না। তিন, **সংযুক্তি ও প্রাপ্তি**। যা যা দিচ্ছেন তার তালিকা শেষে লিখুন (“Enclosures: 1. Photocopy of NID 2. Fee receipt”), মূল কাগজ কখনো নয়; আর হাতে জমা দিলে দুই কপি নিয়ে যান এবং একটাতে তারিখ ও সিল নিয়ে নিজের কাছে রাখুন। ওই সিল দেওয়া কপিটাই পরে আপনার একমাত্র প্রমাণ।

Examplesউদাহরণ

  • The Headmaster, Dhaka Model School, Dhaka.প্রাপকের পদবি ও ঠিকানা এভাবে উপরে লিখুন।
  • Subject: Application for three days of sick leave.Subject-এ আবেদনের বিষয় সংক্ষেপে লিখুন।
  • Dear Sir,প্রাপকের নাম না জানলে ভদ্রভাবে এভাবে শুরু করুন।
  • I am writing to request leave from 6 to 8 August as I am unwell.আমি অসুস্থ থাকায় ৬ থেকে ৮ আগস্ট পর্যন্ত ছুটি চাইছি।
  • I would be grateful if you could grant me the leave.আপনি আমাকে ছুটি মঞ্জুর করলে আমি কৃতজ্ঞ থাকব।
  • I am writing to apply for the post of Junior Officer at your company.আমি আপনার কোম্পানিতে জুনিয়র অফিসার পদের জন্য আবেদন করছি।
  • Yours faithfully, Rakib Hasan, Class 9, Roll 12.নাম না জানলে এভাবে শেষ করে নাম ও পরিচয় দিন।
  • Thank you for considering my application.আমার আবেদন বিবেচনা করার জন্য ধন্যবাদ।

Common Mistakesসাধারণ ভুল

  • Respected sir, kindly do the needful and grant my leave.

    Dear Sir, I would be grateful if you could grant my leave.

    'Do the needful' is an old translation; use natural polite English like 'I would be grateful if you could ...'.

  • I want leave. Give it fast. Thanks.

    I am writing to request two days of leave for a family matter.

    An application must be polite and complete — no short demands or slang.

  • (no subject line, and the request hidden in the last line)

    A clear subject line, and the request in the first body sentence.

    State the subject and your request early so the officer sees the point at once.

  • Yours sincerely — (letter began with 'Dear Sir/Madam')

    Yours faithfully — (with 'Dear Sir/Madam')

    'Dear Sir/Madam' pairs with 'Yours faithfully'; use 'Yours sincerely' only when you named the reader.

Tipsটিপস

  • State your exact request in the first sentence of the body. — body-র প্রথম বাক্যেই আপনার সঠিক অনুরোধটি বলুন।
  • Keep the tone polite and formal — write full forms, not I'm or don't. — ভাষা ভদ্র ও ফরমাল রাখুন — I'm বা don't নয়, পুরো রূপ লিখুন।
  • Give a short, honest reason, then a polite closing thank-you. — সংক্ষিপ্ত ও সত্য কারণ দিন, তারপর ভদ্রভাবে ধন্যবাদ জানান।
  • End with 'Yours faithfully' and your name, class or post and roll number. — 'Yours faithfully' ও নিজের নাম, শ্রেণি/পদ ও রোল নম্বর দিয়ে শেষ করুন।

Quizকুইজ

Tap an answer to check yourself — a free preview of the full graded quiz in the app.

1. Where should you state your main request in an application letter?

2. Which phrase sounds correct and polite in a modern application?

3. Which sign-off matches a letter that begins 'Dear Sir/Madam,'?

4. What belongs in the subject line of a leave application?

Practiceঅনুশীলন

Try each one, then reveal the answer.

1. Write a subject line for a job application for a teacher post.

Hint: Name the exact post you are applying for.

2. Rewrite politely: 'Give me two days leave.'

Hint: Use 'I would be grateful if you could ...'.

3. Choose the closing after 'Dear Sir,': 'Yours ___,'

Hint: Unknown name pairs with 'faithfully'.

4. Order the parts: (a) Subject (b) Body (c) Date (d) Sign-off.

Hint: The date is at the top; the sign-off is at the end.

Related Lessonsসম্পর্কিত পাঠ

Frequently Asked Questionsসাধারণ জিজ্ঞাসা

What is the correct format of an application letter?

Date, the receiver's title and address, a subject line, a greeting (Dear Sir/Madam), a body with your request and reason, a polite closing, and 'Yours faithfully' with your name and details.

How do I begin the body of an application letter?

Begin with your request and reason in the first sentence, for example: 'I am writing to request three days of leave as I am unwell.' Keep it direct and polite.

What is the difference between an application letter and an informal email?

An application letter is strictly formal, follows a fixed format and uses full forms and a polite tone. An informal email is casual, uses first names and contractions, and has no fixed layout.