How to Write a Formal Email in English
How to Write a Formal Email in English (ইংরেজিতে ফরমাল ইমেইল লেখা)
Introductionভূমিকা
A formal email is what you send to a teacher, an office, a company or someone you do not know well. For job applications, university and work in Bangladesh you need clear, polite English — this guide gives you a simple structure you can reuse every time.
ফরমাল ইমেইল হলো এমন ইমেইল যা আপনি শিক্ষক, অফিস, কোম্পানি বা অপরিচিত কারো কাছে পাঠান। চাকরির আবেদন, বিশ্ববিদ্যালয় বা কাজের জন্য পরিষ্কার ও ভদ্র ইংরেজি দরকার — এই গাইডে একটি সহজ কাঠামো দেওয়া হলো যা প্রতিবার কাজে লাগাতে পারবেন।
Definitionসংজ্ঞা
A formal email has six parts: a clear subject line, a greeting (Dear ...), an opening line that states your purpose, the main message, a polite closing line, and a sign-off (Yours sincerely) with your full name.
একটি ফরমাল ইমেইলে ছয়টি অংশ থাকে: পরিষ্কার subject line, greeting (Dear ...), উদ্দেশ্য জানিয়ে একটি opening line, মূল বার্তা, একটি ভদ্র closing line, এবং সবশেষে sign-off (Yours sincerely) ও আপনার পুরো নাম।
Bangla Explanationবাংলা ব্যাখ্যা
কাঠামো মনে রাখুন: Subject line → Greeting → Opening → Body → Closing → Sign-off। Greeting-এ নাম জানলে 'Dear Mr Rahman,', না জানলে 'Dear Sir/Madam,' লিখুন। প্রথম বাক্যেই উদ্দেশ্য বলুন: 'I am writing to ...'। ফরমাল ইমেইলে সংক্ষিপ্ত রূপ (don't, I'm) এড়িয়ে চলুন — পুরো রূপ (do not, I am) লিখুন। slang বা emoji ব্যবহার করবেন না। নাম জানলে 'Yours sincerely', না জানলে 'Yours faithfully' দিয়ে শেষ করুন। এক ইমেইলে একটাই মূল বিষয় রাখুন এবং সংক্ষিপ্ত রাখুন।
Examplesউদাহরণ
- Subject: Application for the post of AccountantSubject line — কোন বিষয়ে ইমেইল তা সংক্ষেপে বলে দিন।
- Dear Sir/Madam,প্রাপকের নাম না জানলে এভাবে শুরু করুন।
- I am writing to apply for the position advertised on your website.আমি আপনার ওয়েবসাইটে দেওয়া পদটির জন্য আবেদন করতে লিখছি।
- I would be grateful if you could send me more details.আপনি আরও তথ্য পাঠালে আমি কৃতজ্ঞ থাকব।
- Please find my CV attached to this email.এই ইমেইলের সাথে আমার সিভি সংযুক্ত করা হলো।
- I look forward to hearing from you.আমি আপনার উত্তরের অপেক্ষায় রইলাম।
- Thank you for your time and consideration.আপনার সময় ও বিবেচনার জন্য ধন্যবাদ।
- Yours sincerely, Karim Ahmedনাম জানলে এভাবে শেষ করুন — নিচে নিজের পুরো নাম লিখুন।
Common Mistakesসাধারণ ভুল
Hey, I want the job. Reply fast.
Dear Sir/Madam, I am writing to apply for the advertised position.
Formal emails need a polite greeting and tone — no slang, no demands like 'reply fast'.
I dont have the certificate but its okay.
I do not have the certificate yet, but I can provide it soon.
Avoid contractions (dont, its) in formal writing and always use an apostrophe correctly (it's = it is).
Respected sir, kindly do the needful.
Dear Sir, I would be grateful for your help with this matter.
'Do the needful' and 'respected sir' are old translations from Bangla; use natural phrases like 'I would be grateful'.
(no subject line)
Subject: Request for a leave of absence
A formal email must have a short, clear subject line so the reader knows the topic at once.
Tipsটিপস
- State your purpose in the very first line, then give details after. — প্রথম বাক্যেই উদ্দেশ্য বলুন, তারপর বিস্তারিত লিখুন।
- Match the greeting and sign-off: 'Dear Sir/Madam' pairs with 'Yours faithfully'; a named 'Dear Mr Khan' pairs with 'Yours sincerely'. — Greeting ও sign-off মিলিয়ে লিখুন: 'Dear Sir/Madam'-এর সাথে 'Yours faithfully'; নাম দিয়ে 'Dear Mr Khan'-এর সাথে 'Yours sincerely'।
- Keep one email to one topic and read it once before sending. — এক ইমেইলে একটি বিষয় রাখুন এবং পাঠানোর আগে একবার পড়ে নিন।
- Write the full word, not the short form: 'I am', not 'I'm'. — সংক্ষিপ্ত রূপ নয়, পুরো শব্দ লিখুন: 'I am', 'I'm' নয়।
Quizকুইজ
Tap an answer to check yourself — a free preview of the full graded quiz in the app.
1. Which is the best formal greeting when you do not know the reader's name?
2. Choose the most formal opening line.
3. Which sign-off matches the greeting 'Dear Mr Rahman,'?
4. Which subject line is best for a formal email?
Practiceঅনুশীলন
Try each one, then reveal the answer.
1. Rewrite politely: 'Send me the form now.'
Hint: Start with 'Could you please ...' to sound polite.
2. Complete the opening: 'I am writing to ___ for the position of teacher.'
Hint: You want the job — which verb?
3. Put these in the right order: (a) Body (b) Subject line (c) Greeting (d) Sign-off.
Hint: The subject line comes first; the sign-off comes last.
4. Choose the correct closing before your name: 'Yours ___,' (unknown name).
Hint: Unknown name pairs with 'faithfully'.
Related Lessonsসম্পর্কিত পাঠ
- How to Write an Informal Email in EnglishLearn how to write an informal email in English to a friend or family: friendly greeting, easy openers, natural body and closing, with templates, examples and a quiz.
- How to Write an Application LetterLearn how to write an application letter in English: the correct format, opening, body, polite request and closing, with ready templates, examples and a free quiz.
- How to Write a Good Paragraph in EnglishLearn how to write a paragraph in English: topic sentence, supporting details and a closing line, with a simple structure, examples, common mistakes and a free quiz.
AI Practiceএআই অনুশীলন
Practise this topic in a real conversation with your AI teacher — it asks questions, corrects you gently, and adapts to your level, all inside EnglishBD.
Practise with the AI teacher →Frequently Asked Questionsসাধারণ জিজ্ঞাসা
How do I start a formal email in English?
Use 'Dear Mr/Ms [surname],' if you know the name, or 'Dear Sir/Madam,' if you do not. Then state your purpose in the first line: 'I am writing to ...'.
How should I end a formal email?
End with a polite line such as 'I look forward to hearing from you.', then a sign-off: 'Yours sincerely,' (named reader) or 'Yours faithfully,' (unknown reader), followed by your full name.
Can I use short forms like I'm and don't in a formal email?
No. In formal emails write the full forms — 'I am', 'do not', 'I will' — and avoid slang, emoji and exclamation marks.