How to Write a Formal Email in English

How to Write a Formal Email in English (ইংরেজিতে ফরমাল ইমেইল লেখা)

CEFR B16 min readFree · no login to read

Introductionভূমিকা

The single most common shape of a formal email written in Bangladesh is a handwritten application with an email address on top. Respected Sir at the head, the writer's father's name and age in the first line, three paragraphs of preamble, and the actual request somewhere near the bottom — if it is there at all. An email is read on a phone, in a queue of forty others, by someone deciding in five seconds whether to deal with it now or never. Everything below follows from that one fact.

বাংলাদেশে লেখা ফরমাল ইমেইলের সবচেয়ে চেনা চেহারাটা হলো — হাতে লেখা দরখাস্ত, শুধু উপরে একটা ইমেইল ঠিকানা বসানো। শুরুতে Respected Sir, প্রথম লাইনেই বাবার নাম আর বয়স, তিন অনুচ্ছেদ ভূমিকা, আর আসল অনুরোধটা কোথাও নিচের দিকে — যদি আদৌ থাকে। ইমেইল পড়া হয় ফোনে, আরও চল্লিশটা মেইলের সারির মধ্যে, আর পড়ার মানুষটা পাঁচ সেকেন্ডে ঠিক করেন এটা এখন দেখবেন না কখনোই দেখবেন না। নিচের সব নিয়মই আসলে এই একটা সত্য থেকে আসে।

Definitionসংজ্ঞা

A formal email is one subject, one ask, in six parts: a subject line that could be read alone and still make sense, a greeting, a purpose line, the body, a closing line that says what you want to happen next, and a sign-off with enough identity under it for the reader to place you. If your message needs two unrelated asks, it needs two emails.

ফরমাল ইমেইল মানে একটাই বিষয়, একটাই চাওয়া — ছয়টি অংশে সাজানো: এমন একটা subject line যা একা পড়লেও অর্থ বোঝা যায়, একটা সম্বোধন, একটা উদ্দেশ্য-লাইন, মূল বক্তব্য, একটা সমাপ্তি-লাইন যেখানে বলা থাকে এরপর কী হওয়া দরকার, আর নিচে নিজের পরিচয়সহ sign-off। দুটো আলাদা বিষয়ে অনুরোধ থাকলে দুটো আলাদা ইমেইল লাগবে।

Bangla Explanationবাংলা ব্যাখ্যা

**Subject line-টাই আসল দরজা।** ইনবক্সে আপনার মেইল খোলা হবে কি না, সেটা ওই এক লাইনেই ঠিক হয়। ভালো subject তিনটে জিনিস বলে: কী বিষয়, কার সম্পর্কে, আর কোনো নম্বর থাকলে সেটা। যেমন — “Transcript request — Rafiqul Islam, BBA 2019-2023”, “Invoice 4471 — payment pending since 12 August”, “Leave application — 14 to 16 September”। যা এড়াবেন: খালি subject, শুধু “Hello” বা “Urgent”, আর পুরো বার্তাটাই subject-এ লিখে ফেলা। একটা সহজ পরীক্ষা — ছয় মাস পরে যদি ওই মেইলটা খুঁজতে হয়, subject line-এ কি এমন কোনো শব্দ আছে যা দিয়ে সার্চ করবেন? **তারপর প্রথম বাক্য, যেখানে বাংলাদেশি লেখকরা সবচেয়ে বেশি সময় নষ্ট করেন।** “Hope you are doing well. I am a student of…, I have completed my HSC in…, I am very much interested in…” — চার লাইন পরেও পাঠক জানেন না আপনি কী চান। প্রথম বাক্যেই উদ্দেশ্য: “I am writing to request a copy of my provisional certificate.” / “I am writing to follow up on invoice 4471, which is still unpaid.” পরিচয় লাগলে দ্বিতীয় বাক্যে, এক লাইনে। বাবার নাম, বয়স, ঠিকানা — ইমেইলে কখনোই নয়; এগুলোর জায়গা CV বা ফরমে। **মূল অংশ ছোট, আর চোখে দেখা যায় এমন।** ফোনের পর্দায় একটানা দশ লাইনের একটা ব্লক কেউ পড়েন না। তিন-চার লাইনের ছোট অনুচ্ছেদ করুন, আর একাধিক তথ্য বা প্রশ্ন থাকলে সংখ্যা দিয়ে সাজান (১, ২, ৩)। কাজের ইমেইলে সংখ্যা দিয়ে লেখা অভদ্র নয় — উল্টো, এতে উত্তর দেওয়া সহজ হয়। ভাষা formal রাখুন কিন্তু ভারী নয়: contraction (don't, I'm) বাদ, slang ও emoji বাদ, কিন্তু “utilize”, “elucidate”, “as per your kind information” জাতীয় শব্দও দরকার নেই। আর যে বাক্যগুলো এখানকার ইমেইলে খুব দেখা যায় অথচ বাইরে বেমানান: “Please do the needful”, “Kindly revert back”, “Please find attached herewith”, “Awaiting your kind response”, “Thanking you in anticipation”। বিকল্প: “Please go ahead with this”, “Please reply”, “I have attached…”, “I look forward to your reply.” **শেষ লাইনটা যেন একটা কাজ বলে দেয়।** “Please let me know if this is possible.” যথেষ্ট নয় — বলুন কী চান, আর কবে: “Could you confirm by Sunday whether the transcript can be collected on 20 September?” তারপর sign-off (নাম জানলে Yours sincerely, না জানলে Yours faithfully, কাজের চিঠিতে Best regards), আর নিচে পুরো নাম, পদ বা ব্যাচ, প্রতিষ্ঠান, দেশের কোডসহ ফোন। **আর চারটে ব্যবহারিক কথা, যেগুলো এখানে সবচেয়ে বেশি ভুল হয়।** এক, **সংযুক্তি** — কাগজের ছবি তুলে পাঠাবেন না, স্ক্যান করে PDF করুন, আর ফাইলের নামে নিজের নাম দিন (Rafiqul_Islam_Transcript.pdf)। ইমেইলের ভেতরে লিখে দিন কী কী সংযুক্ত আছে। দুই, **CC আর BCC** — CC মানে “আপনি জেনে রাখুন”, কাজটা তাঁর নয়; বড় দলকে পাঠালে BCC ব্যবহার করুন, নইলে সবার ঠিকানা সবাই দেখে ফেলে। তিন, **ইমেইল ঠিকানা** — নিজের নাম দিয়ে বানানো ঠিকানা থেকে পাঠান; ডাকনাম বা শখের ঠিকানা থেকে পাঠানো আবেদন খোলার আগেই দুর্বল হয়ে যায়। চার, **সময়** — বাংলাদেশ GMT+6; বিদেশে পাঠালে সময় লেখার সাথে অঞ্চল লিখুন, আর “urgent” শব্দটা বছরে দুবারের বেশি ব্যবহার করবেন না, নইলে ওটার আর কোনো মানে থাকে না।

Examplesউদাহরণ

Subject: Application for the post of AccountantSubject line — কোন বিষয়ে ইমেইল তা সংক্ষেপে বলে দিন।
Dear Sir/Madam,প্রাপকের নাম না জানলে এভাবে শুরু করুন।
I am writing to apply for the position advertised on your website.আমি আপনার ওয়েবসাইটে দেওয়া পদটির জন্য আবেদন করতে লিখছি।
I would be grateful if you could send me more details.আপনি আরও তথ্য পাঠালে আমি কৃতজ্ঞ থাকব।
Please find my CV attached to this email.এই ইমেইলের সাথে আমার সিভি সংযুক্ত করা হলো।
I look forward to hearing from you.আমি আপনার উত্তরের অপেক্ষায় রইলাম।
Thank you for your time and consideration.আপনার সময় ও বিবেচনার জন্য ধন্যবাদ।
Yours sincerely, Karim Ahmedনাম জানলে এভাবে শেষ করুন — নিচে নিজের পুরো নাম লিখুন।

Common Mistakesসাধারণ ভুল

Hey, I want the job. Reply fast.
Dear Sir/Madam, I am writing to apply for the advertised position.
Formal emails need a polite greeting and tone — no slang, no demands like 'reply fast'.
I dont have the certificate but its okay.
I do not have the certificate yet, but I can provide it soon.
Avoid contractions (dont, its) in formal writing and always use an apostrophe correctly (it's = it is).
Respected sir, kindly do the needful.
Dear Sir, I would be grateful for your help with this matter.
'Do the needful' and 'respected sir' are old translations from Bangla; use natural phrases like 'I would be grateful'.
(no subject line)
Subject: Request for a leave of absence
A formal email must have a short, clear subject line so the reader knows the topic at once.

Tipsটিপস

State your purpose in the very first line, then give details after. — প্রথম বাক্যেই উদ্দেশ্য বলুন, তারপর বিস্তারিত লিখুন।
Match the greeting and sign-off: 'Dear Sir/Madam' pairs with 'Yours faithfully'; a named 'Dear Mr Khan' pairs with 'Yours sincerely'. — Greeting ও sign-off মিলিয়ে লিখুন: 'Dear Sir/Madam'-এর সাথে 'Yours faithfully'; নাম দিয়ে 'Dear Mr Khan'-এর সাথে 'Yours sincerely'।
Keep one email to one topic and read it once before sending. — এক ইমেইলে একটি বিষয় রাখুন এবং পাঠানোর আগে একবার পড়ে নিন।
Write the full word, not the short form: 'I am', not 'I'm'. — সংক্ষিপ্ত রূপ নয়, পুরো শব্দ লিখুন: 'I am', 'I'm' নয়।

Quizকুইজ

Tap an answer to check yourself — a free preview of the full graded quiz in the app.

1. Which is the best formal greeting when you do not know the reader's name?

2. Choose the most formal opening line.

3. Which sign-off matches the greeting 'Dear Mr Rahman,'?

4. Which subject line is best for a formal email?

Practiceঅনুশীলন

Try each one, then reveal the answer.

1. Rewrite politely: 'Send me the form now.'

Hint: Start with 'Could you please ...' to sound polite.

2. Complete the opening: 'I am writing to ___ for the position of teacher.'

Hint: You want the job — which verb?

3. Put these in the right order: (a) Body (b) Subject line (c) Greeting (d) Sign-off.

Hint: The subject line comes first; the sign-off comes last.

4. Choose the correct closing before your name: 'Yours ___,' (unknown name).

Hint: Unknown name pairs with 'faithfully'.

Frequently Asked Questionsসাধারণ জিজ্ঞাসা

How do I start a formal email in English?

Use 'Dear Mr/Ms [surname],' if you know the name, or 'Dear Sir/Madam,' if you do not. Then state your purpose in the first line: 'I am writing to ...'.

How should I end a formal email?

End with a polite line such as 'I look forward to hearing from you.', then a sign-off: 'Yours sincerely,' (named reader) or 'Yours faithfully,' (unknown reader), followed by your full name.

Can I use short forms like I'm and don't in a formal email?

No. In formal emails write the full forms — 'I am', 'do not', 'I will' — and avoid slang, emoji and exclamation marks.