How to Write a Resignation Letter

How to Write a Resignation Letter (চাকরি ছাড়ার চিঠি লেখার নিয়ম)

CEFR B16 min readFree · no login to read

Introductionভূমিকা

In Bangladesh this letter is not really about leaving. It is about two pieces of paper you will need afterwards and cannot get anywhere else: the release letter and the experience certificate. Your next employer will ask for both, and the person who signs them is the person you are writing this letter to. That is the practical reason to keep it short, calm and free of complaint — not politeness, paperwork. Four sentences, done well, is enough.

বাংলাদেশে এই চিঠিটা আসলে চাকরি ছাড়ার চিঠি নয়। এটা আসলে পরে দরকার হবে এমন দুটো কাগজের চিঠি, যেগুলো অন্য কোথাও থেকে পাওয়ার উপায় নেই: release letter আর experience certificate। পরের নিয়োগকর্তা দুটোই চাইবেন, আর যিনি ওই দুটোতে সই করবেন, আপনি চিঠিটা তাঁকেই লিখছেন। তাই চিঠি ছোট, ঠান্ডা আর অভিযোগহীন রাখার আসল কারণটা ভদ্রতা নয় — কাগজপত্র। চারটা বাক্য, ভালোভাবে লেখা, যথেষ্ট।

Definitionসংজ্ঞা

A resignation letter formally tells your employer you are leaving and on what date. It has four parts: the statement, the last working day counted from your notice period, a line of thanks, and an offer to hand over. It is a legal record of a date, so the date is the only part that must be exactly right.

চাকরি ছাড়ার চিঠি আনুষ্ঠানিকভাবে জানায় আপনি চলে যাচ্ছেন, আর কোন তারিখে। এর চারটা অংশ: ঘোষণা, নোটিশ পিরিয়ড ধরে হিসাব করা শেষ কর্মদিবস, ধন্যবাদের একটা লাইন, আর দায়িত্ব বুঝিয়ে দেওয়ার প্রস্তাব। এটা একটা তারিখের আইনি রেকর্ড — তাই একেবারে নির্ভুল হতেই হবে কেবল ওই তারিখটাকে।

Bangla Explanationবাংলা ব্যাখ্যা

গঠনটা সহজ, আর ছোট রাখাই সবচেয়ে ভালো: (১) **ঘোষণা** — 'I am writing to formally resign from my position as [পদ] at [কোম্পানি]।' (২) **শেষ দিন** — নোটিশ পিরিয়ড ধরে তারিখটা লিখুন, 'my last working day will be [তারিখ]'। বাংলাদেশে বেশিরভাগ চাকরিতে ৩০ দিনের নোটিশ, তবে appointment letter দেখে নিন — কোথাও ৬০ বা ৯০ দিনও থাকে। (৩) **ধন্যবাদ** — এক লাইন, সৎ হলেই যথেষ্ট। (৪) **হস্তান্তরের প্রস্তাব** — 'I am happy to help with the handover.' ব্যস। কেন ছাড়ছেন সেটা লেখার দরকার নেই, আর না লেখাই ভালো — নতুন চাকরির নাম, বেতন, বা কার সাথে ঝামেলা হয়েছে কিছুই না। মনে রাখবেন এটা আইনি কাগজ, অভিযোগের খাতা নয়। ইমেইলে পাঠালেও একটা সই করা কপি HR-কে দিন, আর নিজের জন্য একটা কপি রাখুন। শেষ কথা — বসের সাথে **আগে মুখে বলুন**, তারপর চিঠি দিন। চিঠি দিয়ে খবরটা জানানো বাংলাদেশে খারাপ চোখে দেখা হয়। **যে তিনটে কাগজের জন্য পুরো প্রক্রিয়াটা গুরুত্বপূর্ণ।** এক, **release letter** বা ছাড়পত্র — পরের প্রতিষ্ঠান, বিশেষ করে ব্যাংক, বহুজাতিক কোম্পানি ও বড় NGO, যোগ দেওয়ার আগে এটা চায়; নোটিশ পিরিয়ড ঠিকমতো শেষ না করলে এটা আটকে যেতে পারে। দুই, **experience certificate** — আপনি কবে থেকে কবে, কোন পদে ছিলেন তার লিখিত প্রমাণ; ভবিষ্যতে চাকরির আবেদনে, ভিসার ফাইলে, এমনকি ব্যাংকের ঋণে এটা লাগে। তিন, **clearance ও final settlement** — বকেয়া বেতন, ছুটির টাকা, প্রভিডেন্ট ফান্ড। এই তিনটেই ওই একই মানুষের সইয়ের উপর নির্ভর করে, যাঁকে আপনি পদত্যাগপত্র দিচ্ছেন। তাই চিঠিতে অভিযোগ, ব্যঙ্গ বা “আমি আর এখানে থাকতে পারছি না” — এসবের একটাও নয়। **চিঠিতে লিখেই চেয়ে রাখুন:** “I would be grateful if the release letter and experience certificate could be issued on my last working day.” লিখিতভাবে চাওয়া থাকলে কাজটা অনেক সহজ হয়। **আর নোটিশ পিরিয়ড নিয়ে বাস্তব কথা।** আপনার appointment letter-এ কত দিনের নোটিশ লেখা আছে, সেটাই মূল কথা — ৩০, ৬০ বা ৯০ দিন, প্রতিষ্ঠানভেদে আলাদা। অনেক প্রতিষ্ঠানে নোটিশের বদলে সমপরিমাণ বেতন কেটে রাখার (payment in lieu of notice) ব্যবস্থা থাকে; থাকলে সেটাও চুক্তিতেই লেখা থাকে, মুখের কথায় নয়। নতুন চাকরিতে যোগ দেওয়ার তারিখ ঠিক করার **আগে** চুক্তিটা একবার পড়ে নিন — এখানে সবচেয়ে বেশি যে ভুলটা হয়, সেটা হলো নতুন অফিসে এক তারিখ কথা দিয়ে ফেলা, তারপর দেখা যে পুরনো অফিসের নোটিশ তার পরে শেষ হচ্ছে।

Examplesউদাহরণ

I am writing to formally resign from my position as Sales Executive at ABC Trading Ltd.আমি আনুষ্ঠানিকভাবে ABC Trading Ltd-এ Sales Executive পদ থেকে পদত্যাগ করছি। (প্রথম লাইন)
As per my contract, I am giving 30 days' notice, and my last working day will be 15 September 2026.চুক্তি অনুযায়ী ৩০ দিনের নোটিশ দিচ্ছি, আমার শেষ কর্মদিবস ১৫ সেপ্টেম্বর ২০২৬।
Thank you for the opportunities I have had here over the past three years.গত তিন বছরে এখানে যে সুযোগগুলো পেয়েছি তার জন্য ধন্যবাদ।
I am happy to help train my replacement and complete a proper handover.আমার জায়গায় যিনি আসবেন তাকে শেখাতে ও দায়িত্ব বুঝিয়ে দিতে আমি প্রস্তুত।
Please let me know the formalities I need to complete before my last day.শেষ দিনের আগে কী কী আনুষ্ঠানিকতা সারতে হবে জানাবেন।
Yours sincerely, Md. Rafiqul Islamবিনীত, মো. রফিকুল ইসলাম (নাম জানা থাকলে 'Yours sincerely')

Common Mistakesসাধারণ ভুল

I am resigning because the management here never respects employees.
I am writing to formally resign from my position as [role].
A resignation letter is permanent and gets shared. Complaints belong in an exit interview, spoken, if at all.
I want to resign from tomorrow.
My last working day will be 15 September, as per the 30 days' notice in my contract.
Leaving without notice can cost you your final salary, your release letter and your reference.
I am joining XYZ Company at double the salary.
(leave it out entirely)
Where you are going and what you will earn are nobody's business and can create friction on your way out.
Writing three pages about your whole time at the company.
Four to six sentences on one page.
HR needs the date and the fact. Length adds risk, not respect.

Tipsটিপস

Tell your manager face to face first. The letter confirms the conversation; it should not start it. — আগে বসকে মুখে বলুন। চিঠি কথাটা নিশ্চিত করে, কথা শুরু করে না।
Check your appointment letter for the notice period before you write a date. — তারিখ লেখার আগে appointment letter-এ নোটিশ পিরিয়ড দেখে নিন।
Keep a signed copy and the email you sent it with. You may need to prove the date later. — সই করা কপি আর যে ইমেইলে পাঠিয়েছেন সেটা রেখে দিন। পরে তারিখ প্রমাণ করতে লাগতে পারে।
Ask for your release letter and experience certificate before your last day, not after. — রিলিজ লেটার ও অভিজ্ঞতার সনদ শেষ দিনের আগেই চেয়ে নিন, পরে নয়।

Quizকুইজ

Tap an answer to check yourself — a free preview of the full graded quiz in the app.

1. What must a resignation letter always include?

2. Should you explain why you are leaving?

3. How long should the letter be?

4. What should you do before sending the letter?

Practiceঅনুশীলন

Try each one, then reveal the answer.

1. Write the opening line of a resignation letter for an Accounts Officer at Delta Ltd.

Hint: Start with 'I am writing to formally resign from…'.

2. Rewrite politely: 'I am leaving because my boss is impossible.'

Hint: Say less, not more.

3. Your notice period is 30 days and today is 10 August. Write the date line.

Hint: Count 30 days from today.

Frequently Asked Questionsসাধারণ জিজ্ঞাসা

Can I resign by email?

Yes, and most companies now accept it. Attach a signed PDF, copy HR, and follow up with a printed copy if your office keeps physical files — many Bangladeshi employers still do.

What if I want to leave immediately?

You can request it, but you must ask rather than announce: 'I would like to request an early release, and I am willing to forgo pay in lieu of notice if required.' Leaving without agreement risks your release letter.

Should I mention that I am unhappy?

Not in the letter. If you want the company to know, say it in an exit interview where it is not a permanent record — and even then, keep it factual.

What is a release letter and why does it matter?

It confirms you left properly and cleared your dues. Many Bangladeshi employers ask for it before confirming a new job, so collect it before your last day.