How to Write a Report in English

ইংরেজিতে রিপোর্ট লেখার নিয়ম

CEFR B16 min readFree · no login to read

Introductionভূমিকা

A newspaper report is built upside down, and that is the one thing our exam preparation almost never explains. We are trained to write like a story — background first, then the build-up, then finally what happened, and a sad or hopeful line at the end. A reporter does the exact opposite: the most important fact goes in the very first sentence, and everything after it matters less than the sentence before it. Editors cut reports from the bottom. If your best fact is at the bottom, your best fact is what gets cut.

সংবাদ প্রতিবেদন তৈরি হয় উল্টো করে — আর আমাদের পরীক্ষার প্রস্তুতিতে এই একটা কথাই প্রায় কখনো বলা হয় না। আমাদের শেখানো হয় গল্পের মতো লিখতে: আগে প্রেক্ষাপট, তারপর ঘটনার প্রস্তুতি, তারপর শেষে আসল ঘটনা, আর একেবারে শেষে একটা দুঃখ বা আশার বাক্য। রিপোর্টার করেন ঠিক উল্টোটা: সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্যটা বসে একেবারে প্রথম বাক্যে, আর তার পরের প্রতিটা বাক্য আগেরটার চেয়ে কম গুরুত্বপূর্ণ। সম্পাদক প্রতিবেদন কাটেন নিচ থেকে। আপনার সবচেয়ে ভালো তথ্যটা যদি নিচে থাকে, কাটা পড়বে সেটাই।

Definitionসংজ্ঞা

A report is an account of what happened, written for people who were not there and who will not take your word for it. Hence its three fixed habits: past tense, third person, and attribution — every claim traced to who said it or where it came from. A headline, a byline and dateline, then facts in falling order of importance.

রিপোর্ট হলো কী ঘটেছিল তার বিবরণ, যাঁরা সেখানে ছিলেন না এবং যাঁরা আপনার কথা এমনি এমনি মেনে নেবেন না, তাঁদের জন্য লেখা। এ কারণেই এর তিনটে বাঁধা অভ্যাস: past tense, তৃতীয় পুরুষ, আর সূত্র উল্লেখ — প্রতিটা দাবির পাশে কে বলেছেন বা কোথা থেকে এলো তা লেখা। উপরে শিরোনাম, byline ও dateline, তারপর গুরুত্বের অবরোহী ক্রমে তথ্য।

Bangla Explanationবাংলা ব্যাখ্যা

**উল্টো পিরামিড — এই একটা ধারণাই রিপোর্ট লেখাকে সহজ করে দেয়।** প্রথম অনুচ্ছেদে (একে বলে **lead**) থাকবে গোটা ঘটনার সারমর্ম: কী, কখন, কোথায়, কে। এক বা দুই বাক্য, ত্রিশ-চল্লিশ শব্দ। যেমন — “At least twelve passengers were injured when a bus overturned on the Dhaka-Aricha highway at Savar early yesterday.” পড়া এখানেই থামিয়ে দিলেও পাঠক মূল খবরটা পেয়ে গেলেন। এরপরের অনুচ্ছেদগুলোতে ক্রমশ কম গুরুত্বপূর্ণ তথ্য — কীভাবে ঘটল, প্রত্যক্ষদর্শীরা কী বললেন, কর্তৃপক্ষ কী বলল, আগে এমন কতবার হয়েছে। **কেন** আর **কীভাবে** সাধারণত পরে আসে, কারণ ওগুলোই সবচেয়ে দেরিতে নিশ্চিত হয়। **Headline, byline, dateline — তিনটে ছোট জিনিস, বেশ কিছু নম্বর।** Headline ছোট, বর্তমান কালে, article বাদ দিয়ে: “Bus overturns at Savar, 12 hurt” — “A bus has overturned…” নয়। Byline হলো প্রতিবেদকের পরিচয়; খাতায় সাধারণত “Staff Reporter” লেখাই যথেষ্ট। Dateline হলো স্থান ও তারিখ, মূল লেখার ঠিক আগে: “Savar, 5 May:”। এই তিনটের একটাও বাদ পড়লে পরীক্ষায় নম্বর কাটা যায়, অথচ তিনটে মিলিয়ে লিখতে দশ সেকেন্ডও লাগে না। **যেখানে আমাদের খাতা সবচেয়ে বেশি হোঁচট খায়: মতামত আর আবেগ।** “It is a matter of great sorrow that such accidents are happening day by day. We should all be aware.” — এই দুটো বাক্য প্রায় প্রতিটা খাতায় থাকে, আর দুটোই রিপোর্টের বাইরের জিনিস। রিপোর্টার নিজের দুঃখ প্রকাশ করেন না, উপদেশও দেন না। কোনো মূল্যায়ন দিতে হলে সেটা কারও মুখে বসাতে হয়: “Local residents said the stretch had been dangerous since the last monsoon.” এটাই attribution, আর এটাই রিপোর্টকে প্রবন্ধ থেকে আলাদা করে। সাথে দুটো শব্দ শিখে রাখুন — **said** (সবচেয়ে নিরপেক্ষ, বারবার ব্যবহার করলেও দোষ নেই), **according to** (নথি বা প্রতিষ্ঠানের তথ্যের জন্য), আর নিশ্চিত না হলে **reportedly** বা **is said to have**। **উদ্ধৃতি নিয়ে একটা সতর্কতা,** কারণ পরীক্ষার খাতায় অনেকে কাল্পনিক উদ্ধৃতি বানিয়ে বসেন। উদ্ধৃতি দিলে সেটা কার, তা পরিষ্কার লিখুন — নাম ও পদবিসহ (“Md. Ariful Islam, officer-in-charge of Savar police station, said…”)। নাম জানা না থাকলে গোষ্ঠীর কথা লিখুন (“Witnesses said…”)। সংখ্যা নিয়েও একই নিয়ম: “হাজার হাজার মানুষ” নয়, যা জানা আছে তা-ই — “at least twelve”, “about two hundred”। জানা না থাকলে অনুমান লিখবেন না। আর মনে রাখুন, **রিপোর্ট মানেই সংবাদপত্রের রিপোর্ট নয়।** SSC ও HSC-তে চাওয়া হয় সংবাদ প্রতিবেদন, কিন্তু বিশ্ববিদ্যালয়ে ও অফিসে যে রিপোর্ট লিখতে হবে তার চেহারা আলাদা: শিরোনাম, উদ্দেশ্য, পদ্ধতি, প্রাপ্ত তথ্য, আর সুপারিশ — সেখানে মতামত শুধু “Recommendations” অংশেই চলে, তার আগে নয়। দুটোর মিল একটাই, আর সেটাই সবচেয়ে জরুরি: যা আপনি নিজে জানেন না বা যাচাই করেননি, তা রিপোর্টে লিখবেন না।

Examplesউদাহরণ

A road accident took place near the town bus stand yesterday morning.গতকাল সকালে শহরের বাস স্ট্যান্ডের কাছে একটি সড়ক দুর্ঘটনা ঘটে।
The annual sports day was held at the college ground on 3 August.৩ আগস্ট কলেজ মাঠে বার্ষিক ক্রীড়া দিবস অনুষ্ঠিত হয়।
The chief guest distributed prizes among the winners.প্রধান অতিথি বিজয়ীদের মধ্যে পুরস্কার বিতরণ করেন।
According to the police, the driver lost control of the bus.পুলিশের মতে, চালক বাসটির নিয়ন্ত্রণ হারিয়ে ফেলেন।
A large number of students and teachers attended the programme.বিপুল সংখ্যক ছাত্র ও শিক্ষক অনুষ্ঠানে উপস্থিত ছিলেন।
The programme came to an end with a vote of thanks by the principal.অধ্যক্ষের ধন্যবাদ জ্ঞাপনের মধ্য দিয়ে অনুষ্ঠানটি শেষ হয়।

Common Mistakesসাধারণ ভুল

I felt so happy at the wonderful, amazing programme!
The programme was well organised and widely appreciated.
A report is objective — leave out personal feelings and emotional adjectives.
The sports day is held tomorrow at the ground.
The sports day was held yesterday at the ground.
A report describes an event that already happened, so use the past tense.
A report with no headline or date.
Add a clear headline and a dateline with place and date.
The headline and dateline tell the reader what the report is about and when it happened.
Hiding the main news in the last line.
Put the most important facts in the first paragraph.
Reports use the inverted-pyramid style — key information comes first.

Tipsটিপস

Answer the five W's — what, when, where, who and why — early. — পাঁচটি W — কী, কখন, কোথায়, কে ও কেন — শুরুতেই উত্তর দাও।
Write in the past tense and the third person. — past tense ও third person-এ লেখো।
Stay factual and neutral — no personal opinion. — তথ্যভিত্তিক ও নিরপেক্ষ থাকো — নিজের কোনো মতামত নয়।
A short, clear headline tells the reader the whole story at a glance. — একটি ছোট, স্পষ্ট শিরোনাম পাঠককে এক নজরে পুরো ঘটনা জানিয়ে দেয়।

Quizকুইজ

Tap an answer to check yourself — a free preview of the full graded quiz in the app.

1. Which tense is mainly used in a report of a past event?

2. Where should the most important facts go?

3. Which sentence suits a formal report?

Practiceঅনুশীলন

Try each one, then reveal the answer.

1. Change to report style (past, no opinion): 'The fair is amazing and I love it!'

Hint: Use the past tense and remove personal feelings.

2. Write a short headline for a report on a college book fair.

Hint: Keep it short and factual.

3. Fill the gap: 'The meeting ___ (hold) in the main hall last Friday.'

Hint: Past passive: was + held.

Frequently Asked Questionsসাধারণ জিজ্ঞাসা

What is the correct format of a report?

A headline, a byline and dateline, a first paragraph with the key facts (what, when, where, who), following paragraphs with details and quotations, and a short closing line — all in the past tense.

Should a report include my opinion?

No. A report is objective and factual. Keep out personal feelings and emotional words, and simply state what happened.

What are the five W's in report writing?

What happened, when it happened, where it happened, who was involved and why. Answering these early gives the reader the full picture quickly.