Writing

How to Write a Notice in English

ইংরেজিতে নোটিশ লেখার নিয়ম

CEFR B15 min readFree · no login to read

Introductionভূমিকা

The quickest way to lose marks on a notice is to write a good message. “Dear students, I would like to inform you all that our annual picnic is coming soon and I hope everyone will join.” Every word of that is polite, and every word of it is wrong for a notice — because a notice has no “I”, no “dear”, no hope and no reader it is speaking to personally. It is a public board announcement, written by an office, in the third person, and read by a crowd standing in front of it for eight seconds.

নোটিশে নম্বর হারানোর সবচেয়ে দ্রুত উপায় হলো একটা ভালো বার্তা লিখে ফেলা। “Dear students, I would like to inform you all that our annual picnic is coming soon and I hope everyone will join.” — প্রতিটা শব্দ ভদ্র, আর প্রতিটা শব্দই নোটিশের জন্য ভুল। কারণ নোটিশে “I” থাকে না, “dear” থাকে না, আশা প্রকাশ থাকে না, আর কোনো একজন পাঠককে সম্বোধনও থাকে না। এটা বোর্ডে ঝোলানো একটা প্রাতিষ্ঠানিক ঘোষণা — অফিস লিখেছে, তৃতীয় পুরুষে, আর সামনে দাঁড়ানো ভিড় আট সেকেন্ডে পড়ে চলে যাবে।

Definitionসংজ্ঞা

A notice is a boxed, dated announcement issued by an institution, not a person. It carries the institution's name, the word NOTICE, a date, a one-line heading, three or four sentences of pure fact — what, when, where, who it applies to — and at the bottom the signature, name and designation of whoever has the authority to issue it.

নোটিশ হলো বক্সে ঘেরা, তারিখসহ একটা ঘোষণা, যা কোনো ব্যক্তি নয়, একটা প্রতিষ্ঠান জারি করে। এতে থাকে প্রতিষ্ঠানের নাম, NOTICE শব্দটি, তারিখ, এক লাইনের শিরোনাম, তিন-চার বাক্যে নিছক তথ্য — কী, কখন, কোথায়, কাদের জন্য — আর নিচে স্বাক্ষর, নাম ও পদবি সেই ব্যক্তির, যাঁর এটা জারি করার এখতিয়ার আছে।

Bangla Explanationবাংলা ব্যাখ্যা

**কাঠামোটা ছয় ধাপের, আর পরীক্ষায় ক্রম বদলালেই নম্বর যায়।** (১) উপরে প্রতিষ্ঠানের নাম ও ঠিকানা; (২) মাঝখানে বড় হাতের অক্ষরে **NOTICE**; (৩) তারিখ — সাধারণত বাঁ দিকে, আর প্রাতিষ্ঠানিক নোটিশ হলে তারিখের উপরে **স্মারক বা রেফারেন্স নম্বর** (Ref. No.), যা বাংলাদেশের সরকারি ও প্রাতিষ্ঠানিক নোটিশে প্রায় সবসময় থাকে; (৪) এক লাইনের শিরোনাম, যাতে বিষয়টা বোঝা যায় (“Annual Sports Day 2026”); (৫) মূল অংশ — তিন থেকে চার বাক্য; (৬) নিচে ডান দিকে স্বাক্ষর, নাম, পদবি। পুরোটা একটা বক্সের ভেতরে — খাতায় এই বক্সটা না আঁকলে অনেক পরীক্ষক নম্বর কাটেন। **ভাষার নিয়ম, আর এখানেই সবচেয়ে বেশি ভুল হয়।** নোটিশ লেখা হয় নৈর্ব্যক্তিক, তৃতীয় পুরুষে, প্রায়ই passive-এ: “All students of Class IX and X are hereby informed that…”, “The examination will be held on…”, “Attendance is compulsory.” যা কখনো নয়: “I”, “we”, “you”, “Dear students”, “Hope you all will join”, “Thanking you”, বিস্ময়চিহ্ন, আর যেকোনো আবেগ। নোটিশ কাউকে অনুরোধ করে না, জানায়। আর একটা ছোট জিনিস যা বাংলাদেশের নোটিশে চোখে পড়ে — কপির নিচে সইয়ের জায়গায় **“Sd/-”** লেখা থাকে; এর মানে “signed”, অর্থাৎ মূল কপিতে সই আছে। পরীক্ষার খাতায় এটা লেখার দরকার নেই, নিজের নাম ও পদবি দিলেই হলো। **মূল অংশে যা যা থাকতেই হবে।** কী হচ্ছে, **কবে (তারিখ ও সময়)**, **কোথায়**, **কাদের জন্য**, আর কিছু করতে হলে **কীভাবে ও শেষ তারিখ কবে** (“Interested students should submit their names to the class captain by 10 September”)। তারিখ বা সময় বাদ পড়া নোটিশ অর্ধেক নোটিশ, আর পরীক্ষার হলে এটাই সবচেয়ে সাধারণ ভুল। দৈর্ঘ্য: ৫০ শব্দের আশেপাশে, বড়জোর ষাট। নোটিশ যত ছোট, তত ভালো নোটিশ। **পরীক্ষার বাইরেও কাজে লাগে।** SSC ও HSC-তে নোটিশ লেখার প্রশ্ন আসে, কিন্তু একই কাঠামো লাগে অফিসে ছুটির নোটিশ, সমিতির সভার নোটিশ, বাড়িওয়ালার ভাড়াটেদের নোটিশ, ক্লাবের বার্ষিক সভার নোটিশ — সবখানে। আর একটা ব্যবহারিক কথা: প্রতিষ্ঠানের নোটিশে তারিখ ও স্মারক নম্বর কেবল সাজসজ্জা নয়; পরে যদি কেউ বলেন “আমি জানতাম না”, ওই তারিখ আর নম্বরটাই প্রমাণ যে নোটিশ কবে জারি হয়েছিল।

Examplesউদাহরণ

  • All students are informed that the college will remain closed on Friday.সকল ছাত্রছাত্রীকে জানানো যাচ্ছে যে শুক্রবার কলেজ বন্ধ থাকবে।
  • This is to notify all members that the annual meeting will be held on 10 August.সকল সদস্যকে জানানো হচ্ছে যে বার্ষিক সভা ১০ আগস্ট অনুষ্ঠিত হবে।
  • A study tour will be arranged for Class Ten on 20 August 2026.২০ আগস্ট ২০২৬ তারিখে দশম শ্রেণির জন্য একটি শিক্ষা সফরের আয়োজন করা হবে।
  • Interested students are requested to give their names to the class teacher by Thursday.আগ্রহী ছাত্রছাত্রীদের বৃহস্পতিবারের মধ্যে শ্রেণিশিক্ষকের কাছে নাম জমা দিতে অনুরোধ করা হলো।
  • For further details, contact the office during working hours.আরও তথ্যের জন্য অফিস চলাকালীন সময়ে যোগাযোগ করুন।
  • By order of the Principal.অধ্যক্ষের আদেশক্রমে।
  • NOTICE — Annual Sports Day 2026নোটিশ — বার্ষিক ক্রীড়া দিবস ২০২৬

Common Mistakesসাধারণ ভুল

  • I want to tell everyone that school is closed.

    All students are informed that the school will remain closed.

    A notice is impersonal and formal — avoid 'I' and use passive phrasing like 'are informed'.

  • Hey guys, big news! Come to the meeting!!!

    All members are requested to attend the meeting.

    No slang, no exclamation marks — a notice keeps a calm, official tone.

  • A notice without any date or signature.

    Add the date at the top and the writer's name and post at the bottom.

    Date and signature make a notice valid; leaving them out loses easy marks.

  • A long paragraph telling a whole story.

    Three or four short sentences with only the key facts.

    A notice is brief — give what, when, where and why, and nothing extra.

Tipsটিপস

  • Write the word NOTICE in capitals and centre it near the top. — NOTICE শব্দটি বড় হাতের অক্ষরে লিখে উপরের দিকে মাঝখানে বসান।
  • Cover the five facts: what, when, where, who and why. — পাঁচটি তথ্য দিন: কী, কখন, কোথায়, কে এবং কেন।
  • Keep the whole notice inside a box and end with the writer's name and post. — পুরো নোটিশটি একটি বক্সের ভেতরে রাখুন এবং লেখকের নাম ও পদবি দিয়ে শেষ করুন।
  • Use formal, impersonal language — 'All are requested', not 'Please come'. — আনুষ্ঠানিক, নৈর্ব্যক্তিক ভাষা ব্যবহার করুন — 'Please come' নয়, 'All are requested'।

Quizকুইজ

Tap an answer to check yourself — a free preview of the full graded quiz in the app.

1. Which opening is best for a formal notice?

2. Which item must appear in every notice?

3. How long should the body of a notice be?

Practiceঅনুশীলন

Try each one, then reveal the answer.

1. Rewrite formally: 'Come to the club meeting tomorrow!'

Hint: Use 'All members are requested to…' instead of a command.

2. Put these notice parts in order: body, NOTICE, date, signature.

Hint: Heading word first, then date, then the message, then who signed it.

3. Fill the gap: 'All students ___ informed that the exam is postponed.'

Hint: Passive voice: are + informed.

Related Lessonsসম্পর্কিত পাঠ

Frequently Asked Questionsসাধারণ জিজ্ঞাসা

What is the correct format of a notice?

Heading or institution name, the word NOTICE, a date, a short title, a three-to-four-sentence body with the key facts, and the writer's name and post at the bottom — all inside a box.

Should I use 'I' in a notice?

No. A notice is impersonal and formal. Use passive phrasing such as 'All students are informed' or 'Members are requested', not 'I want to tell you'.

How long should a notice be?

Very short — usually three or four sentences that answer what, when, where, who and why. A notice gives facts, not a story.