How to Write a Job Application Email
চাকরির আবেদনের ইমেইল লেখার নিয়ম
Introductionভূমিকা
A job application email is short on purpose: a subject line naming the post and you, three brief paragraphs, and your CV attached as a PDF. Everything about your education and experience is in the CV — the email's only job is to say which post you want and why the reader should open the attachment.
চাকরির আবেদনের ইমেইল ইচ্ছে করেই ছোট রাখতে হয়: subject line-এ পদের নাম ও আপনার নাম, তিনটি ছোট অনুচ্ছেদ, আর সঙ্গে পিডিএফে সিভি। শিক্ষা ও অভিজ্ঞতার সব কিছু সিভিতেই আছে — ইমেইলের কাজ শুধু বলা, আপনি কোন পদ চান আর পাঠক কেন সংযুক্তিটা খুলবেন।
Definitionসংজ্ঞা
A job application email is a short formal message sent in reply to an advertisement, made of a subject line carrying the post and any reference number, a greeting, one paragraph naming the post and where you saw it, one matching your experience to the requirements, and a closing paragraph listing the attachments and your contact details.
চাকরির আবেদনের ইমেইল হলো বিজ্ঞাপনের জবাবে পাঠানো ছোট একটি আনুষ্ঠানিক বার্তা: subject line-এ পদ ও রেফারেন্স নম্বর, একটি সম্বোধন, এক অনুচ্ছেদে কোন পদ ও কোথায় বিজ্ঞাপন দেখেছেন, এক অনুচ্ছেদে বিজ্ঞাপনের শর্তের সঙ্গে আপনার অভিজ্ঞতার মিল, আর শেষ অনুচ্ছেদে সংযুক্তির নাম ও যোগাযোগের তথ্য।
Bangla Explanationবাংলা ব্যাখ্যা
হাতে লেখা দরখাস্তের অভ্যাস ইমেইলে টেনে আনলেই সমস্যা শুরু হয়। পুরনো দরখাস্ত শুরু হতো “Respected Sir, I am Md. Rahim Uddin, son of Md. Karim Uddin, aged 24 years…” দিয়ে; ইমেইলে এসব লাগে না, কারণ বাবার নাম আর বয়স সিভিতেই আছে। ইমেইলে যা লাগে তা হলো চারটে জিনিস। এক, subject line। এখানে পদের নাম, বিজ্ঞাপনে রেফারেন্স নম্বর থাকলে সেটা, আর আপনার নাম — “Application for the post of Junior Officer (Ref: 12/2026) — Md. Rahim Uddin”। খালি “Job” বা “Application” লিখলে ইমেইলটা পরে খুঁজে বের করাই কঠিন হয়ে যায়। দুই, সম্বোধন। বিজ্ঞাপনে কারও নাম থাকলে নাম ধরে — “Dear Mr Karim,”; না থাকলে “Dear Sir,” বা “Dear Sir or Madam,”। সমাপ্তিটা সম্বোধনের সঙ্গে মিলিয়ে দিন — নাম ধরে লিখলে “Yours sincerely,”, নাম না জানলে “Yours faithfully,”। তিন, তিনটি ছোট অনুচ্ছেদ। প্রথমটি এক বাক্যে: কোন পদে আবেদন করছেন আর বিজ্ঞাপনটা কোথায়, কবে দেখেছেন। দ্বিতীয়টি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ — বিজ্ঞাপনে যে দুই-তিনটা শর্ত লেখা আছে, ঠিক সেগুলোর সঙ্গে আপনার অভিজ্ঞতা মিলিয়ে দিন। বিজ্ঞাপনে যদি ভ্যাট রিটার্নের অভিজ্ঞতা চাওয়া হয়, লিখুন আপনি কবে থেকে কয়টি ইউনিটের রিটার্ন করছেন। এই মিলটাই আসলে যাচাই করা হয়। তৃতীয়টি: কী কী সংযুক্ত আছে, কবে থেকে যোগ দিতে পারবেন, আর ধন্যবাদ। চার, সংযুক্তি। পিডিএফে পাঠান, ছবি তুলে নয়; ফাইলের নামে নিজের নাম রাখুন — Rahim_Uddin_CV.pdf — কারণ ওই ফোল্ডারে আরও দুশো “cv.pdf” জমা হয়। পুরো সিভি ইমেইলের ভেতরে লিখে দেবেন না; তাতে পড়ার জিনিসটা দ্বিগুণ হয়, আর যাকে পাঠাচ্ছেন তিনি দুটোর একটাও পুরো পড়েন না। শেষে দুটো ছোট কথা। ইমেইল ঠিকানাটা সাধারণ রাখুন — নিজের নাম দিয়ে বানানো ঠিকানা থেকে পাঠালে শুরুটাই ভালো হয়। আর পাঠানোর আগে নিজেকে একবার পাঠিয়ে ফোনে খুলে দেখুন: সংযুক্তি ঠিকঠাক গেছে কি না, আর আগের কোনো কোম্পানির নাম ভেতরে রয়ে গেছে কি না।
Examplesউদাহরণ
- Subject: Application for the post of Junior Officer (Ref: 12/2026) — Md. Rahim Uddinপদ, রেফারেন্স নম্বর ও নিজের নাম — তিনটাই এক লাইনে।
- Dear Sir,বিজ্ঞাপনে নাম থাকলে “Dear Mr Karim,”; না থাকলে এটাই যথেষ্ট।
- I am writing to apply for the post of Junior Officer advertised in Prothom Alo on 28 August 2026.প্রথম বাক্য — কোন পদ, আর বিজ্ঞাপন কোথায় ও কবে দেখেছেন।
- I completed my BBA at Jahangirnagar University in 2024 and have worked for eighteen months as an accounts assistant at a buying house in Ashulia.পরিচয় এক বাক্যে — ডিগ্রি, প্রতিষ্ঠান, আর বর্তমান কাজ।
- Your advertisement asks for experience with VAT returns; I have prepared the monthly returns for two units since January 2025.বিজ্ঞাপনের শর্তের সঙ্গে সরাসরি মিল — এই লাইনটাই আসলে যাচাই করা হয়।
- My CV and certificates are attached (Rahim_Uddin_CV.pdf, Rahim_Uddin_Certificates.pdf).সংযুক্তির নাম বলে দিন, আর ফাইলের নামে নিজের নাম রাখুন।
- I would be glad to attend an interview at any time convenient to you.“Kindly do the needful” নয় — কী চাইছেন তা স্পষ্ট করে বলুন।
- Yours faithfully, Md. Rahim Uddin, 01XXXXXXXXX, Ashulia, Savarসমাপ্তি — পুরো নাম, ফোন নম্বর আর এলাকা। “Dear Sir,” দিয়ে শুরু করেছেন বলে “Yours faithfully,”; নাম ধরে লিখলে হতো “Yours sincerely,”।
Common Mistakesসাধারণ ভুল
Respected Sir, I am Md. Rahim Uddin, son of Md. Karim Uddin, aged 24 years.
Dear Sir, I am writing to apply for the post of Junior Officer advertised on 28 August.
The 'son of / aged' opening belongs to the handwritten দরখাস্ত. In an email those details are already in the CV, and the first line is needed to name the post.
I am interested to apply for this post.
I am interested in applying for this post.
When you name the activity, 'interested' takes 'in' plus the -ing form; 'interested to' fits only a few verbs of finding out, such as 'interested to hear'. Bangla “আগ্রহী” is followed by a verb shape that maps onto the English infinitive, so 'to' gets chosen.
Please find the attached my CV and certificates.
Please find my CV and certificates attached.
In English the thing comes before 'attached'. Word order is one of the first things a Bangla speaker has to reset, because Bangla puts the modifier first.
Kindly do the needful.
I would be glad to attend an interview at any time convenient to you.
'Do the needful' is common in offices here, but it names no action — the reader has to guess what you are asking for. Say it yourself.
Subject: Job
Subject: Application for the post of Junior Officer (Ref: 12/2026) — Md. Rahim Uddin
The subject line is how your email is found again three weeks later. One word names neither the post, nor the reference, nor you.
Sent from cool.boy.rahim@example.com with the CV typed into the message.
Sent from rahim.uddin@example.com with Rahim_Uddin_CV.pdf attached.
The address is the first thing on screen, and a plain one costs nothing to open. A pasted CV also buries the two lines that were supposed to be read.
Tipsটিপস
- Answer the advertisement, line by line. The reader is checking whether you match what it asked for. — বিজ্ঞাপনের শর্ত ধরে ধরে জবাব দিন। পাঠক ওই মিলটাই দেখছেন।
- Keep the whole email under about 150 words; the CV carries the detail. — পুরো ইমেইল দেড়শ শব্দের মধ্যে রাখুন; বিস্তারিত তো সিভিতেই আছে।
- Attach PDFs named with your own name — not a photograph of a printed CV. — নিজের নামে নাম দেওয়া পিডিএফ সংযুক্ত করুন — ছাপানো সিভির ছবি নয়।
- If the advertisement gives a reference number, it belongs in the subject line. — বিজ্ঞাপনে রেফারেন্স নম্বর থাকলে সেটা subject line-এই থাকবে।
- Send it to yourself first and open it on a phone — that is how it will be read. — আগে নিজেকে পাঠিয়ে ফোনে খুলে দেখুন — ওভাবেই এটা পড়া হবে।
Quizকুইজ
Tap an answer to check yourself — a free preview of the full graded quiz in the app.
1. Which subject line is best?
2. Choose the correct sentence.
3. Where do your father's name and your age belong?
4. How should you send your CV?
Practiceঅনুশীলন
Try each one, then reveal the answer.
1. Write the subject line: post of Marketing Executive, reference 07/2026, applicant Nusrat Jahan.
Hint: Post, reference number, your name.
2. Correct this: 'I am interested to apply for this job.'
Hint: 'Interested' takes 'in' plus -ing.
3. Fix the word order: 'Please find the attached my CV and certificates.'
Hint: The thing comes before 'attached'.
4. Rewrite this closing line: 'Kindly do the needful.'
Hint: Say what you are actually asking for.
Related Lessonsসম্পর্কিত পাঠ
- How to Write a Cover Letter in EnglishLearn how to write a cover letter in English: a simple four-paragraph structure, ready phrases with Bangla meaning, common mistakes to avoid and practice.
- How to Write a CV in EnglishLearn how to write a cv in English: a clear format, section-by-section templates, ready-to-use phrases with Bangla meaning, common mistakes and a free quiz.
- How to Write a Formal Email in EnglishLearn how to write a formal email in English step by step: subject line, greeting, body, polite closing and sign-off, with ready templates, examples and a free quiz.
Frequently Asked Questionsসাধারণ জিজ্ঞাসা
Do I still need a cover letter if I send an email?
If the advertisement asks for a cover letter as a separate file, attach it. If it does not, the body of your email does that job — but then do not send the same paragraphs twice, once in the message and once as a file.
Should I write my whole CV in the email?
No. The email says which post you want and how you match two or three of its requirements; the CV carries the rest. A pasted CV makes the message long enough that the important two lines get skipped.
Which file format should I use?
PDF. It opens the same way on every device, keeps your layout, and cannot be edited by accident. Name the file with your own name and what it is: Rahim_Uddin_CV.pdf.
What greeting do I use when the advertisement gives no name?
'Dear Sir,' or 'Dear Sir or Madam,' is fine. If the advertisement names a person or a post — the HR Manager, the Managing Director — use that instead, since it shows you read the notice properly.
Can I follow up if there is no reply?
Wait until the closing date given in the advertisement has passed, then one short, polite message on the same thread is reasonable. Sending the same application again to several addresses in the same company does not help it.