Writing

How to Write a Cover Letter in English

How to Write a Cover Letter in English (ইংরেজিতে কভার লেটার লেখার নিয়ম)

CEFR B16 min readFree · no login to read

Introductionভূমিকা

Open twenty applications for the same post advertised on bdjobs and roughly fifteen will begin with the same sentence: “With due respect and humble submission, I beg to state that I am a candidate for the post of…”. It comes from a guide book, everyone has it, and it tells the person hiring absolutely nothing about you. The whole purpose of a cover letter is to be the one page in the pile that could only have been written by you, about this job.

bdjobs-এ দেওয়া একটা পদের কুড়িটা আবেদন খুলুন — পনেরোটাই শুরু হবে একই বাক্যে: “With due respect and humble submission, I beg to state that I am a candidate for the post of…”। এটা গাইড বইয়ের লাইন, সবার কাছেই আছে, আর যিনি নিয়োগ দেবেন তাঁকে এটা আপনার সম্পর্কে কিছুই জানায় না। কভার লেটারের পুরো উদ্দেশ্যই হলো ওই স্তূপের মধ্যে এমন একটা পৃষ্ঠা হওয়া, যা শুধু আপনিই লিখতে পারতেন — আর শুধু এই চাকরিটার জন্যই।

Definitionসংজ্ঞা

A cover letter is a half-page argument, not a summary. It names the job, picks two or three things from your history that directly answer what the advertisement asked for, gives evidence for them, and asks for an interview. Anything that is already in the CV, or that could be sent to any employer unchanged, does not belong in it.

কভার লেটার সারসংক্ষেপ নয়, আধা পৃষ্ঠার একটা যুক্তি। এতে চাকরির নাম থাকে, আপনার অতীত থেকে বেছে নেওয়া দুই-তিনটি জিনিস থাকে যা বিজ্ঞাপনে চাওয়া শর্তগুলোর সরাসরি উত্তর দেয়, তার প্রমাণ থাকে, আর শেষে ইন্টারভিউয়ের অনুরোধ থাকে। যা CV-তে আগেই আছে, কিংবা যা অবিকল যেকোনো প্রতিষ্ঠানে পাঠিয়ে দেওয়া যায় — তার জায়গা এখানে নয়।

Bangla Explanationবাংলা ব্যাখ্যা

শুরু করার আগে দশ মিনিটের একটা কাজ করুন, যেটা প্রায় কেউ করে না: বিজ্ঞাপনটা কাগজে প্রিন্ট করে বা পাশে খুলে রেখে **তাদের চাওয়া শর্তগুলো নম্বর দিয়ে লিখে ফেলুন** — “২ বছরের বিক্রয় অভিজ্ঞতা”, “Excel-এ দক্ষতা”, “ইংরেজিতে রিপোর্ট লেখার ক্ষমতা”। এবার প্রতিটার পাশে নিজের একটা প্রমাণ বসান। কভার লেটার আসলে ওই তালিকাটাই, বাক্যে সাজানো। যে চিঠি বিজ্ঞাপনের শব্দ ধরে ধরে উত্তর দেয়, সেটা ইন্টারভিউ পায়; যে চিঠি নিজের গুণ বর্ণনা করে, সেটা পায় না। **চার অনুচ্ছেদের কাঠামো।** এক, সম্বোধন ও উদ্দেশ্য: নাম জানলে “Dear Mr Rahman,” — বিজ্ঞাপনে HR-এর নাম থাকলে ব্যবহার করুন, না থাকলে “Dear Hiring Manager,” (“To Whom It May Concern” এখন পুরনো)। প্রথম বাক্যেই পদ ও উৎস: “I am applying for the position of Sales Executive advertised on bdjobs.com on 12 August.” দুই, সবচেয়ে জোরালো প্রমাণ: একটা নির্দিষ্ট কাজ, সংখ্যা সহ — “At Rahman Traders I handled 40 retail accounts in Old Dhaka and increased monthly repeat orders by about a quarter in one year.” তিন, দ্বিতীয় প্রমাণ, আর এখানেই প্রতিষ্ঠানটির নাম ধরে একটা লাইন — কেন এই কোম্পানি, কেন এই পদ। চার, সমাপ্তি: “I would welcome the chance to discuss how I can contribute. I am available for an interview at your convenience.” তারপর “Yours sincerely,” আর নাম। **বাংলাদেশে যে ভুলগুলো সবচেয়ে দামি।** এক, দরখাস্তের ভাষা — “I beg to state”, “Your obedient servant”, “I shall be highly obliged to you” — দেশি প্রতিষ্ঠানে এখনো অনেকে মেনে নেন, কিন্তু বহুজাতিক কোম্পানি, NGO বা বিদেশি নিয়োগে এটা সাথে সাথে পুরনো ধাঁচের মনে হয়। দুই, ব্যক্তিগত পরিস্থিতি — “আমি একটি দরিদ্র পরিবার থেকে এসেছি”, “আমার চাকরিটি খুব প্রয়োজন”। সহানুভূতি নিয়োগের ভিত্তি নয়, আর এই লাইনগুলো আপনার যোগ্যতাকেই ঢেকে দেয়। তিন, CV-র হুবহু পুনরাবৃত্তি — শিক্ষাগত যোগ্যতা সাল ধরে আবার লেখা। চার, একই চিঠি সবাইকে — প্রতিষ্ঠানের নাম বদলাতে ভুলে যাওয়া কভার লেটার ধরা পড়লে আবেদন ওখানেই শেষ। **আর একটা ব্যবহারিক কথা, যা এখানকার বাস্তবতা।** বাংলাদেশে বেশিরভাগ আবেদন এখন ইমেইলে বা bdjobs-এর মাধ্যমে যায়। ইমেইলে পাঠালে **কভার লেটার আলাদা ফাইল না বানিয়ে ইমেইলের বডিতেই লিখুন** — অনেক নিয়োগকর্তা দ্বিতীয় সংযুক্তি খোলেনই না। CV যাবে PDF হয়ে, আর ফাইলের নাম হবে অর্থপূর্ণ: “Rafiqul_Islam_CV.pdf”, “CV final final.docx” নয়। Subject line-এ পদের নাম আর নিজের নাম দিন, কারণ HR প্রায়ই ইনবক্সে ওই নাম ধরেই খোঁজেন। আর দৈর্ঘ্য: আধা পৃষ্ঠা, বড়জোর ২৫০-৩০০ শব্দ। যিনি পড়ছেন তাঁর হাতে ওই স্তূপের প্রতিটা আবেদনের জন্য গড়ে এক মিনিটও নেই।

Examplesউদাহরণ

  • I am writing to apply for the position of Sales Executive advertised on your website.আপনার ওয়েবসাইটে বিজ্ঞাপিত Sales Executive পদের জন্য আবেদন করতে এই চিঠি লিখছি।
  • I have three years of experience in customer service.কাস্টমার সার্ভিসে আমার তিন বছরের অভিজ্ঞতা আছে।
  • I believe my skills in communication and teamwork make me a good fit for this role.আমার যোগাযোগ ও দলগত কাজের দক্ষতা এই পদের জন্য আমাকে উপযুক্ত করে বলে বিশ্বাস করি।
  • I would welcome the opportunity to discuss my application in an interview.ইন্টারভিউতে আমার আবেদন নিয়ে আলোচনার সুযোগ পেলে খুশি হব।
  • Thank you for considering my application.আমার আবেদন বিবেচনা করার জন্য ধন্যবাদ।
  • Please find my CV attached for your review.আপনার পর্যালোচনার জন্য আমার CV সংযুক্ত করা হলো।
  • Yours sincerely, Karim Ahmedআপনার বিশ্বস্ত, করিম আহমেদ।

Common Mistakesসাধারণ ভুল

  • Respected sir, I am wanting the job.

    Dear Sir/Madam, I am writing to apply for the job.

    Use 'Dear…' in English letters, and 'want' is not used in the continuous (I want, not I am wanting).

  • I am the best candidate and you must hire me.

    I believe my experience makes me a strong candidate.

    Stay polite and confident, not demanding.

  • Please give me this job because I need money.

    I am keen to contribute my skills to your team.

    Focus on what you offer the employer, not on your personal need.

  • Yours faithfully, (no name)

    Yours faithfully, Karim Ahmed

    Always sign with your full name; use 'Yours sincerely' when you know the name, 'Yours faithfully' when you don't.

Tipsটিপস

  • Address a real person if you can — 'Dear Ms Karim' is warmer than 'To whom it may concern'. — সম্ভব হলে নির্দিষ্ট ব্যক্তির নামে লিখুন — 'To whom it may concern'-এর চেয়ে 'Dear Ms Karim' বেশি আন্তরিক।
  • Match two or three of your skills to what the job advertisement asks for. — আপনার দুই-তিনটি দক্ষতা চাকরির বিজ্ঞাপনের চাহিদার সাথে মিলিয়ে দিন।
  • Keep it to one page and never just repeat your whole CV. — এক পৃষ্ঠায় রাখুন এবং পুরো CV আবার লিখবেন না।
  • End by asking politely for an interview. — শেষে ভদ্রভাবে ইন্টারভিউয়ের অনুরোধ করুন।

Quizকুইজ

Tap an answer to check yourself — a free preview of the full graded quiz in the app.

1. Which greeting is correct when you don't know the name?

2. How should a cover letter open?

3. Which closing goes with a named greeting like 'Dear Mr Khan,'?

4. How long should a cover letter be?

Practiceঅনুশীলন

Try each one, then reveal the answer.

1. Write the opening line for a 'Marketing Officer' job you saw on LinkedIn.

Hint: Name the job and where you saw it.

2. You opened with 'Dear Sir/Madam'. Which closing is correct?

Hint: Unknown name → faithfully.

3. Rewrite politely: 'You must call me for interview.'

Hint: Use 'would welcome / would be glad'.

Related Lessonsসম্পর্কিত পাঠ

Frequently Asked Questionsসাধারণ জিজ্ঞাসা

Is a cover letter the same as a CV?

No. The CV lists your details and experience; the cover letter is a short personal note that explains why you want that specific job.

Do I need a cover letter for every job?

It is safest to send one unless the advertisement says not to. It shows effort and lets you explain your fit in your own words.

'Yours sincerely' or 'Yours faithfully'?

Use 'Yours sincerely' when you named the person (Dear Mr Khan). Use 'Yours faithfully' when you wrote 'Dear Sir/Madam'.

How do I start a cover letter in English?

Begin with 'Dear [name]' then a first line that names the job and where you saw it advertised.