How to Write a Complaint Letter in English

How to Write a Complaint Letter in English (ইংরেজিতে অভিযোগপত্র লেখার নিয়ম)

CEFR B16 min readFree · no login to read

Introductionভূমিকা

Most complaint letters written in Bangladesh fail for the same reason, and it is not the English. They end with “Kindly do the needful at your earliest convenience.” Nobody at DESCO, at a mobile operator or at Daraz can act on that sentence, because it does not say what you want done. The letter that works is often colder than the one that feels satisfying to write: a bill number, a date, one named remedy, and a deadline.

বাংলাদেশে লেখা বেশিরভাগ অভিযোগপত্র একই কারণে ব্যর্থ হয়, আর কারণটা ইংরেজি নয়। চিঠি শেষ হয় এভাবে — “Kindly do the needful at your earliest convenience.” DESCO-র, মোবাইল অপারেটরের বা দারাজের কোনো কর্মী এই বাক্য দিয়ে কিছুই করতে পারেন না, কারণ এখানে বলাই হয়নি আপনি কী চান। যে চিঠিতে কাজ হয়, সেটা প্রায়ই লিখতে গিয়ে তৃপ্তি দেয় না — কারণ তাতে থাকে শুধু একটা বিল নম্বর, একটা তারিখ, নাম ধরে চাওয়া একটা প্রতিকার, আর একটা সময়সীমা।

Definitionসংজ্ঞা

A complaint letter is a formal record of three facts and one demand: what you bought or paid for, what went wrong, what you have already done about it, and the specific remedy you now want by a specific date. It is a document, not a protest — its job is to be forwardable to whoever can actually fix the problem.

অভিযোগপত্র হলো তিনটি তথ্য আর একটি দাবির লিখিত রেকর্ড: আপনি কী কিনেছেন বা কীসের টাকা দিয়েছেন, কী গোলমাল হয়েছে, এ নিয়ে আপনি এর মধ্যে কী কী করেছেন, আর এখন ঠিক কোন প্রতিকার কোন তারিখের মধ্যে চান। এটা প্রতিবাদ নয়, একটা দলিল — এর কাজ হলো যিনি সমস্যাটা সত্যিই সমাধান করতে পারেন, তাঁর কাছে অবিকৃতভাবে পৌঁছে যাওয়া।

Bangla Explanationবাংলা ব্যাখ্যা

কাঠামোটা চার অনুচ্ছেদের, আর প্রতিটার একটাই কাজ। **এক:** আপনি কে ও কীসের কথা বলছেন — গ্রাহক নম্বর, হিসাব নম্বর, অর্ডার আইডি, বিলের মাস, মিটার নম্বর, মডেল নম্বর, যেটা প্রযোজ্য। **দুই:** কী ঘটেছে, তারিখ ধরে ধরে, কোনো বিশেষণ ছাড়া — “On 12 August I paid Tk 3,450 through bKash (transaction ID 8FG2K91). The connection was not restored.” **তিন:** এর আগে আপনি কী করেছেন — কবে কল করেছেন, কার সাথে কথা হয়েছে, complaint নম্বর কত। এই অনুচ্ছেদটাই চিঠিটাকে ওজন দেয়, কারণ এতে প্রমাণ হয় সমস্যা পুরনো এবং প্রতিষ্ঠান আগেও জানত। **চার:** প্রতিকার ও সময়সীমা — “I request a full refund of Tk 3,450 within seven working days.” দুটো জিনিস বাদ দিলেই চিঠির মান হঠাৎ বেড়ে যায়। প্রথমটা আবেগ: “আমি একজন গরিব ছাত্র”, “আপনাদের এই আচরণে আমি অত্যন্ত মর্মাহত”, “আমার অনেক ক্ষতি হয়ে গেছে” — এগুলো লিখতে ভালো লাগে, কিন্তু যিনি পড়ছেন তাঁর কাছে এগুলো কাজের তথ্য নয়। দ্বিতীয়টা দরখাস্তের ভাষা: “Most respectfully, I beg to state that…”, “Your kind and prompt action shall be highly appreciated।” শান্ত, তথ্যভরা, একটু নৈর্ব্যক্তিক চিঠিই বেশি ভয় ধরায় — কারণ ওটা দেখতে ঠিক সেই কাগজের মতো, যেটা পরে কোথাও জমা দেওয়া যায়। **বাংলাদেশে কোথায় লিখবেন, ধাপে ধাপে।** প্রথমে প্রতিষ্ঠানের নিজের গ্রাহকসেবা — বিদ্যুৎ হলে DESCO, DPDC বা পল্লী বিদ্যুৎ সমিতি; পানি হলে ওয়াসা; গ্যাস হলে তিতাস; মোবাইল হলে অপারেটরের কাস্টমার কেয়ার। কল করলে **complaint নম্বর চেয়ে নিন এবং লিখে রাখুন** — লিখিত অভিযোগে ওই নম্বরটাই আপনার সবচেয়ে বড় হাতিয়ার। সমাধান না হলে পরের ধাপ: টেলিকমের ক্ষেত্রে নিয়ন্ত্রক সংস্থা BTRC, আর পণ্য ও সেবার ক্ষেত্রে জাতীয় ভোক্তা-অধিকার সংরক্ষণ অধিদপ্তর, যেখানে ভোক্তা-অধিকার আইনের অধীনে অভিযোগ দায়ের করা যায়। চিঠিতে পরের ধাপের কথা ভদ্রভাবে জানিয়ে রাখা বৈধ ও কার্যকর: “If I do not receive a reply within 15 days, I will take the matter further.” হুমকি নয়, শুধু পরবর্তী পদক্ষেপের ঘোষণা। **কাগজপত্র।** যা আছে তার ফটোকপি বা স্ক্রিনশট সংযুক্ত করুন — মূল কপি কখনো নয়। ইমেইলে পাঠালে subject line-এ পরিচয় ও নম্বর দিন (“Complaint — account 4471023, no connection since 12 August”), আর নিজেকে cc দিয়ে রাখুন যাতে তারিখসহ প্রমাণ থেকে যায়। SSC ও HSC-র খাতায় এই একই কাঠামো চাওয়া হয়, শুধু সেখানে চিঠিটা প্রায়ই যায় পত্রিকার সম্পাদকের কাছে — তখন প্রতিকারের জায়গায় বসবে জনস্বার্থের একটা অনুরোধ, বাকি সবটুকু হুবহু একই।

Examplesউদাহরণ

I am writing to complain about a phone I bought from your shop on 2 August.২ আগস্ট আপনার দোকান থেকে কেনা একটি ফোন নিয়ে অভিযোগ জানাতে লিখছি।
The product stopped working after only three days.পণ্যটি মাত্র তিন দিন পরেই কাজ করা বন্ধ করে দিয়েছে।
My order number is 4521 and the delivery arrived damaged.আমার অর্ডার নম্বর ৪৫২১, এবং ডেলিভারি ভাঙা অবস্থায় পৌঁছেছে।
I would be grateful if you could replace the item or give a refund.আপনি যদি পণ্যটি বদলে দেন বা টাকা ফেরত দেন, কৃতজ্ঞ থাকব।
I look forward to your reply within seven days.সাত দিনের মধ্যে আপনার উত্তরের অপেক্ষায় থাকলাম।
I have attached a copy of my receipt for your reference.আপনার সুবিধার্থে রসিদের একটি কপি সংযুক্ত করেছি।
Unfortunately, the service did not match what was promised.দুঃখজনকভাবে, সেবাটি প্রতিশ্রুত মানের সাথে মেলেনি।

Common Mistakesসাধারণ ভুল

Your shop is very bad and you are cheaters!
I was disappointed with the product I received.
Stay polite and factual; insults make a complaint easy to ignore.
I want my money back now now now.
I would like a full refund, please.
Use polite, formal requests ('I would like…', 'I would be grateful if…').
Something is wrong with the thing I bought.
The blender I bought on 5 July does not switch on.
Give exact details — what, when, and the order or receipt number — so they can act.
Yours sincerely, (after 'Dear Sir/Madam')
Yours faithfully,
When you open with 'Dear Sir/Madam', close with 'Yours faithfully'.

Tipsটিপস

Say clearly, near the start, what the problem is and which product or service it is about. — শুরুতেই স্পষ্ট করে বলুন সমস্যা কী এবং কোন পণ্য বা সেবা নিয়ে।
Include facts: dates, order numbers and amounts — they make your case strong. — তথ্য দিন: তারিখ, অর্ডার নম্বর ও টাকার পরিমাণ — এগুলো আপনার অভিযোগ শক্তিশালী করে।
Stay calm and polite, even when you are angry — it works better. — রাগ হলেও শান্ত ও ভদ্র থাকুন — এতেই বেশি কাজ হয়।
End by stating exactly what solution you want and by when. — শেষে স্পষ্ট করুন আপনি কী সমাধান চান এবং কবের মধ্যে।

Quizকুইজ

Tap an answer to check yourself — a free preview of the full graded quiz in the app.

1. Which opening is best for a complaint letter?

2. Which request is the most polite?

3. What detail should a complaint letter include?

4. You began with 'Dear Sir/Madam'. How should you close?

Practiceঅনুশীলন

Try each one, then reveal the answer.

1. Write a polite first line to complain about a fridge bought on 10 June.

Hint: Purpose + product + date.

2. Make it polite: 'Give me a new one right now.'

Hint: Use 'I would be grateful if you could…'.

3. Choose the correct closing after 'Dear Sir/Madam,'.

Hint: Unknown name.

Frequently Asked Questionsসাধারণ জিজ্ঞাসা

How do I start a complaint letter in English?

Open with 'Dear Sir/Madam,' (or the company name), then a first line such as 'I am writing to complain about…' naming the product or service.

Should a complaint letter be angry?

No. A calm, polite and factual letter is taken more seriously and is far more likely to get your problem solved.

What should I ask for in a complaint letter?

State the exact solution you want — a refund, a replacement, a repair or an apology — and, if needed, a reasonable date for their reply.

Is a complaint email different from a complaint letter?

The structure is the same. An email just adds a clear subject line like 'Complaint: Order 4521' and can skip the postal addresses.