How to Write an Email to a Professor
অধ্যাপককে ইমেইল লেখার নিয়ম
Introductionভূমিকা
An email to a professor should say who you are, why you are writing to that particular person, and what you want — in about a hundred and fifty words, with one clear question at the end. Everything else, including your marks and your CV, belongs in the attachment.
অধ্যাপককে লেখা ইমেইলে তিনটা জিনিস থাকবে: তুমি কে, ঠিক তাঁকেই কেন লিখছ, আর তুমি কী চাও — মোটামুটি দেড়শ শব্দের মধ্যে, শেষে একটামাত্র স্পষ্ট প্রশ্ন। বাকি সব, তোমার নম্বর আর সিভিসহ, সংযুক্তিতে থাকবে।
Definitionসংজ্ঞা
An academic email is a short formal message with five parts: a subject line naming your purpose and your name, a greeting using the professor's title and family name, one paragraph saying who you are, one saying why you are writing to them specifically, and a single request or question, followed by a signature with your institution and phone number.
একাডেমিক ইমেইল হলো ছোট একটি আনুষ্ঠানিক বার্তা, যার পাঁচটি অংশ: উদ্দেশ্য ও নিজের নামসহ subject line, “Professor” বা “Dr” লিখে তারপর অধ্যাপকের শেষ নাম দিয়ে সম্বোধন, এক অনুচ্ছেদে নিজের পরিচয়, এক অনুচ্ছেদে ঠিক তাঁকেই কেন লিখছ, আর একটিমাত্র অনুরোধ বা প্রশ্ন — শেষে প্রতিষ্ঠান ও ফোন নম্বরসহ স্বাক্ষর।
Bangla Explanationবাংলা ব্যাখ্যা
বিদেশে এমএস বা পিএইচডির জন্য অধ্যাপককে ইমেইল করার সময় সবচেয়ে বড় ভুল হলো লম্বা করে ফেলা। যিনি পড়বেন, তিনি ফোনে পড়বেন, আর দশ সেকেন্ডে বুঝতে চাইবেন — তুমি কে, কী চাও। তাই কাঠামোটা ছোট রাখো। Subject line: বিষয় আর নাম, দুটোই থাকুক — “Prospective MS applicant (Fall 2027) — Md. Rahim Uddin, CSE, RUET”। শুধু “Hello sir” বা খালি subject দিলে ইমেইলটা পরে আর খুঁজে পাওয়াই যায় না। সম্বোধন: নাম জানা থাকলে নাম ধরেই লেখো — “Dear Professor Rahman,”। ইংরেজিতে পদবির পর পরিবারের নাম বা শেষ নামটা বসে, পুরো নাম নয়। বাংলায় আমরা “শ্রদ্ধেয় স্যার” লিখি বলে অনেকে “Respected Sir” দিয়ে শুরু করে; এতে বোঝা যায় ইমেইলটা সবাইকে একসঙ্গে পাঠানো। প্রথম অনুচ্ছেদ: এক বাক্যে পরিচয় — নাম, বিশ্ববিদ্যালয়, বর্ষ, বিষয়। দ্বিতীয় অনুচ্ছেদ, আর এটাই আসল: তাঁকেই কেন? তাঁর কোনো একটা কাজের নাম করো, আর তোমার নিজের কোনো একটা কাজের সঙ্গে মেলাও — “আপনার ২০২৪ সালের পদ্মা অববাহিকার বন্যা-পূর্বাভাস নিয়ে লেখাটা পড়েছি; আমার ফাইনাল ইয়ার প্রজেক্টে যমুনার জন্য একই ধরনের ডেটা ব্যবহার করেছি।” এই দুই লাইনই তোমার ইমেইলকে বাকিদের থেকে আলাদা করে। কোনো নির্দিষ্ট কাজের নাম করতে না পারলে বুঝতে হবে তুমি এখনো পড়ে দেখোনি — তখন পাঠানোর আগে পড়ে নাও। তৃতীয় অংশ: একটামাত্র প্রশ্ন। পাঁচটা প্রশ্ন একসঙ্গে করলে উত্তর দিতে সময় লাগে, আর সময় লাগলে ইমেইল পড়ে থাকে। সংযুক্তি: সিভি আর ট্রান্সক্রিপ্ট, পিডিএফে, নিজের নাম দিয়ে ফাইলের নাম — Rahim_Uddin_CV.pdf। ইমেইলের ভেতরে পুরো সিভি লিখে দিয়ো না। শেষে ধন্যবাদ, নিজের পুরো নাম, বিশ্ববিদ্যালয় ও ফোন নম্বর। পাঠানোর আগে দুটো জিনিস মিলিয়ে নাও: অধ্যাপকের নামের বানান আর বিভাগের নাম। আগের ইমেইল থেকে কপি করতে গিয়ে অন্য বিশ্ববিদ্যালয়ের নাম রয়ে যাওয়া — এই একটা ভুলেই সব শেষ। উত্তর না এলে দিন দশেক পরে একবার ভদ্রভাবে মনে করিয়ে দাও, তারপর পরের নামে যাও।
Examplesউদাহরণ
- Subject: Prospective MS applicant (Fall 2027) — Md. Rahim Uddin, CSE, RUETSubject line-এ উদ্দেশ্য, সেশন আর নিজের নাম — পরে খুঁজে পেতেও সুবিধা।
- Dear Professor Rahman,পদবি + শেষ নাম। নাম জানা থাকলে “Dear Sir” নয়, নাম ধরেই লেখো।
- My name is Md. Rahim Uddin, and I am a final-year Computer Science student at RUET, Rajshahi.পরিচয় এক বাক্যে: নাম, বর্ষ, বিষয়, প্রতিষ্ঠান।
- I read your 2024 paper on flood prediction in the Padma basin, and my final-year project used a similar dataset for the Jamuna.কেন তাঁকেই — তাঁর একটা কাজ, আর তার সঙ্গে তোমার একটা কাজ। এই লাইনটাই আসল।
- May I ask whether you will be taking new graduate students for the Fall 2027 session?একটামাত্র প্রশ্ন, স্পষ্ট করে। একসঙ্গে পাঁচটা প্রশ্ন করলে উত্তর আসতে দেরি হয়।
- I have attached my CV and transcript (Rahim_Uddin_CV.pdf, Rahim_Uddin_Transcript.pdf).সংযুক্তির নাম বলে দাও, আর ফাইলের নামে নিজের নাম রাখো — পিডিএফে।
- Thank you for your time. Yours sincerely, Md. Rahim Uddin, RUET, +880 1XXXXXXXXXসমাপ্তি — ধন্যবাদ, পুরো নাম, প্রতিষ্ঠান ও ফোন নম্বর।
- Subject: Absence from Monday's class test — Rahim Uddin, Roll 27, Section Bনিজের শিক্ষককে লিখলেও একই নিয়ম: subject line-এ বিষয়, নাম ও রোল।
Common Mistakesসাধারণ ভুল
Respected Sir,
Dear Professor Rahman,
It is a translation of “শ্রদ্ধেয় স্যার”, and it also shows you did not use the name. When you know whom you are writing to, the title and family name are the normal academic greeting.
Myself Md. Rahim Uddin, student of RUET.
My name is Md. Rahim Uddin, and I am a student at RUET.
'Myself' is not a verb, so it cannot make a sentence. The habit comes from introducing yourself in Bangla and reaching for a more formal-sounding English word.
I am interested to work on your research.
I am interested in working on your research.
When you name the activity, 'interested' takes 'in' plus the -ing form; 'interested to' fits only a few verbs of finding out, such as 'interested to hear'. Bangla “আগ্রহী” is followed by a verb shape that maps onto the English infinitive, so 'to' gets chosen instead.
I want to do MS under you.
I would like to work under your supervision for my MS.
'Under you' on its own sounds like rank rather than research. The set phrase in English is 'under your supervision'.
Please reply me as soon as possible. Kindly do the needful.
I look forward to hearing from you.
'Reply' needs 'to' before a person, and 'do the needful' names no action at all — the reader has to guess what you are asking for.
I am eager to join the University of Alberta. (sent to a professor at Dalhousie)
I am eager to join the Department of Civil Engineering at Dalhousie University.
Reusing an earlier email is sensible; leaving the old university's name inside it ends the conversation. Search the draft for the previous name before you send.
Tipsটিপস
- Ask one question. A first email with five questions is a form to fill in, and it waits. — একটামাত্র প্রশ্ন করো। প্রথম ইমেইলে পাঁচটা প্রশ্ন মানে সেটা একটা ফরম, আর ফরম পড়ে থাকে।
- Name one piece of the professor's work and one piece of your own that connects to it. — অধ্যাপকের একটা কাজের নাম করো, আর তার সঙ্গে মেলে এমন তোমার একটা কাজের কথা বলো।
- Keep it to about 150 words — it will be read on a phone, between two other things. — দেড়শ শব্দের মধ্যে রাখো — ইমেইলটা ফোনে, দুটো কাজের ফাঁকে পড়া হবে।
- Attach PDFs named with your own name, and never paste your whole CV into the message. — নিজের নামে নাম দেওয়া পিডিএফ সংযুক্ত করো; পুরো সিভি ইমেইলের ভেতরে লিখে দিয়ো না।
- Check the spelling of the name and the department twice. That is the cheapest correction you will ever make. — নাম ও বিভাগের বানান দুবার মিলিয়ে নাও — এটাই সবচেয়ে সস্তা সংশোধন।
Quizকুইজ
Tap an answer to check yourself — a free preview of the full graded quiz in the app.
1. Which subject line is best for a first email about MS admission?
2. You know the professor's name. Which greeting should you use?
3. Choose the correct sentence.
4. How should you send your CV?
Practiceঅনুশীলন
Try each one, then reveal the answer.
1. Write a subject line for a first email about MS admission for the Fall 2027 session.
Hint: Purpose, session, and your name.
2. Correct this opening: 'Respected Sir, myself Rahim, I want to do MS under you.'
Hint: Three fixes: the greeting, 'myself', and 'under you'.
3. Rewrite this closing line: 'Please reply me soon, kindly do the needful.'
Hint: Say thanks and stop; drop the phrase that names no action.
4. Name the attached CV file properly for a student called Karim Hossain.
Hint: Your name, what it is, and the format.
Related Lessonsসম্পর্কিত পাঠ
- How to Write a Formal Email in EnglishLearn how to write a formal email in English step by step: subject line, greeting, body, polite closing and sign-off, with ready templates, examples and a free quiz.
- How to Start and End an Email in EnglishHow to start and end an email in English: the right greetings, opening lines and sign-offs, with Bangla meaning, common mistakes and a free quiz for learners.
- How to Write a Follow-Up EmailFollow-up emails that get replies: when to send, the three-line format, samples after an interview or an unanswered request, mistakes and a quiz.
Frequently Asked Questionsসাধারণ জিজ্ঞাসা
Should I write 'Dear Sir' or the professor's name?
Use the name whenever you have it: 'Dear Professor Rahman'. If the person's rank is not clear, 'Dear Dr Rahman' is safe. Keep 'Dear Sir or Madam' for an office address where no name is given at all.
How long should the email be?
About 150 words, or roughly one phone screen. The purpose of the email is to get a reply, not to tell your whole story — the CV you attach carries the details, and a second email can carry the rest.
What should I attach?
Usually a CV and a transcript, both as PDFs with your name in the filename. Do not attach ten certificates in the first email; send what was asked for, and offer the rest in one line: 'I can send my certificates if they would be useful.'
What if I get no reply?
A reply is not guaranteed, and silence is not necessarily about you. Wait about ten days, send one short follow-up on the same thread that repeats your question in a single line, and then move on to the next name on your list.
Can I send the same email to several professors?
You can reuse the frame, but the paragraph saying why you are writing to that person has to be rewritten every time — that paragraph is the only part that shows you read their work. Also check the file for the previous professor's name and university before sending.