E-mail Complaining about a Defective Product Letter
ত্রুটিপূর্ণ পণ্য নিয়ে অভিযোগের ই-মেইল
All classes · 223 words
Model Letter (223 words)
To: support@example-electronics.com From: tanvir.hasan@example.com Subject: Defective table fan — order 4471, delivered 5 August 2026 Dear Sir or Madam, I am writing about a table fan I bought from your online store on 2 August 2026. The order number is 4471 and it was delivered on 5 August. The fan worked normally for two days. Since then it has made a loud rattling sound at every speed, and on the highest setting the whole stand shakes. Yesterday it stopped turning altogether while the motor was still running, and there is now a smell of burning when it is switched on. I have not used it since, as I am afraid it is unsafe. I have not opened the fan or attempted any repair, and the warranty card and the receipt are both with me. Neither has the box been damaged; it was in good condition when the delivery man handed it over. I would therefore request you either to replace the fan or to refund its price. I would prefer a replacement, provided it can be delivered within this week, since these are the hottest days of the year and the fan is for my grandmother's room. I am attaching photographs of the fan and a copy of the receipt. I hope to hear from you soon. Yours faithfully, Tanvir Hasan Mobile: 01XXXXXXXXX
বাংলা অর্থ
অভিযোগের ই-মেইলে সুর হতে হবে **দৃঢ় কিন্তু ভদ্র** — রাগ দেখালে নম্বর কমে। ছক: To, From, Subject (Subject-এ পণ্যের নাম ও অর্ডার নম্বর) → 'Dear Sir or Madam' → মূল অংশ → 'Yours faithfully' → নাম ও যোগাযোগ। মূল অংশ পাঁচ ভাগে: (১) কী কিনেছেন, কবে, অর্ডার নম্বরসহ; (২) **ত্রুটির নির্দিষ্ট বর্ণনা** — শব্দ, কাঁপুনি, ঘুরতে বন্ধ হওয়া, পোড়া গন্ধ; (৩) নিজের দিক পরিষ্কার — খোলা হয়নি, মেরামত করা হয়নি, ওয়ারেন্টি ও রসিদ আছে; (৪) **স্পষ্ট দাবি** — বদলে দেওয়া বা টাকা ফেরত, কোনটি চান তা বলা; (৫) সংযুক্তির কথা। প্রাপক অচেনা বলে সমাপ্তি 'Yours faithfully'।
কীভাবে লিখবেন — structure
অভিযোগপত্রে নম্বরের চাবি তিনটি। প্রথমত, **তথ্য দিন** — কী, কবে, কোথা থেকে, অর্ডার নম্বর কত; তথ্য ছাড়া অভিযোগ শুধু বিরক্তি। দ্বিতীয়ত, ত্রুটিটা **ধাপে ধাপে বর্ণনা করুন** — প্রথমে ঠিক ছিল, তারপর শব্দ, তারপর বন্ধ, এখন পোড়া গন্ধ; এই ক্রমটাই বিশ্বাসযোগ্যতা তৈরি করে। তৃতীয়ত, **আপনি কী চান তা স্পষ্ট বলুন** — বদল না ফেরত; 'ব্যবস্থা নিন' লিখলে কিছুই চাওয়া হলো না। সুর ভদ্র রাখুন: 'I would request', 'I would prefer' — রাগী ভাষা ('This is very bad service') নম্বর কমায়। প্রাপক অচেনা, তাই **'Yours faithfully'**।
দরকারি শব্দ — key vocabulary
- defectiveত্রুটিপূর্ণ
- order numberঅর্ডার নম্বর
- warranty cardওয়ারেন্টি কার্ড
- replacementবদলে দেওয়া পণ্য
- refundটাকা ফেরত
- rattling soundখটখট শব্দ
- attach (a file)সংযুক্ত করা
যে ভুলে নম্বর কাটা যায়
Your product is very bad and your service is worse. I am very angry.
The fan worked normally for two days, and since then it has rattled at every speed.
Anger persuades nobody and the item marks a firm, polite register, which a described fault delivers and an outburst does not.
Leaving out the order number and the dates.
Naming the order number, the purchase date and the delivery date.
A complaint without identifying details cannot be acted on, and supplying them is the clearest evidence of purposeful writing.
Please take necessary action.
I would request you either to replace the fan or to refund its price.
A complaint must state its remedy, and the vague ending throws away the most important sentence in the e-mail.
Ending with 'Yours obediently'.
Ending with 'Yours faithfully'.
You are writing to a company you do not know, so the faithful form is correct; obedient belongs to a student writing to their own head teacher.
সাধারণ প্রশ্ন
- What tone should a complaint e-mail have?
- Firm and polite. State the facts, describe the fault, say what you want. Anger loses marks and, outside the exam, loses the argument as well.
- What details must I include?
- What you bought, when, from where, the order or receipt number, exactly what is wrong, and what you want done. Those six make the difference between a complaint and a grumble.
- Which closing is correct?
- 'Yours faithfully', because the e-mail begins with 'Dear Sir or Madam' and goes to someone whose name you do not know.